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ATLASSIAN – TEAMARBEIT VOM FEINSTEN

Die OS nutzt die Atlassian Toolsuite zur Digitalisierung und Automatisierung von weiteren Businessprozessen im eigenen Hause, welche nach agilem Vorgehen in die jeweiligen Tools überführt werden.

OS setzt das Atlassian Tool u.a. für den Angebotsprozess ein. Für jede eingehenden Ausschreibung wird zunächst ein Projekt in JIRA angelegt. Danach wird das zu erstellende Angebot in einzelne Arbeitspakete zerlegt, als digitale Kanban-Karte in JIRA hinterlegt und dem Angebotserstellungsteam zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Fertiggestellte Textbausteine werden im CONFLUENCE abgelegt und am Ende zu einem vollständigen Dokument zusammengeführt.

Im vergangenen Jahr entstand bei der OS ein Connector („MOSES“), welcher aktuell mit JIRA und ServiceNow verprobt wird. Perspektivisch kann die OS mit diesem Connector JIRA auch mit weiteren Systemen wie z.B. SAP verbinden. So ermöglicht die OS ein durchgängiges, nahtloses Servicemanagement auch über unterschiedliche Systeme und Anbieter hinweg.

 

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zubIT-Belegarchivierung / Dokumentenmanagement

In jeder Firma gibt es sie – unnötige Kopien von Papierbelegen, Suchaktionen von entsprechenden Unterlagen. Und spätestens bei der Anmeldung des Finanzamtes zur Steuerprüfung, entstehen rasch ernsthafte Schweißperlen auf der Stirn der verantwortlichen Mitarbeiter. Mit der zubIT Belegarchivierung verschaffen Sie sich und Ihren Mitarbeitern ein bequemes Verwalten sämtlicher Dokumente. Egal ob Rechnungen, Lieferscheine oder sonstige Belege, mittels eindeutiger Zuordnung durch Barcodes, lassen sich sämtliche Belege elektronisch verwalten und revisionssicher aufbewahren. Einsatzgebiete Sämtliche Arbeitsplätze, die eine Vielzahl an Belegen und Dokumenten zu verwalten haben, wie beispielsweise jede Buchhaltung, wird nach kurzer Zeit feststellen, wie einfach und bequem ihr Arbeitsablauf gemacht werden kann. IST-Situation In Arbeitsumgebungen, in denen man noch papiergebundene Archive vorfindet, gibt es immer wieder die gleichen Probleme. Oft werden unnötige Kopien eines Dokuments erstellt, um sicherzustellen, dass auch jeder betroffene Mitarbeiter ein Exemplar erhält. Ganz nach der Devise: lieber eine Kopie zu viel, als eine zu wenig. Wird dann aber zu einem späteren Zeitpunkt nach einem Beleg gesucht, treten häufig Hindernisse auf. Wo ist die entsprechende Akte im Umlauf, wer hatte sie zuletzt, wo könnte sie noch sein, wenn nicht dort, wo man sie vermutet hat. Und nicht nur das lästige Suchen ist allen Mitarbeitern ein Dorn im Auge – nein – auch die Geschäftsführung hat Sorge dafür zu tragen, dass ausreichend und über die Jahre zunehmender Platz für die Archivierung bereitgestellt wird. Nicht zuletzt das ist ein Grund für unnötig entstehende und ständig steigende Kosten. Die Lösung Mit zubIT Belegarchivierung / DMS erleichtern Sie sich und Ihren Mitarbeitern so einige Arbeitsabläufe. Sämtliche Belege, ob intern erstellt oder von extern zugesandt, können in der Regel elektronisch mit eindeutigen Barcodes versehen werden. Diese Barcodes stellen eine eindeutige Zuordnung zum Beleg dar, genau wie Sie es im täglichen Leben mit Barcodes beim Einkaufen an der Kasse erleben. Die Software indiziert die einzelnen Belege nach dem Scannen und schreibt die identifizierten Inhalte der Schlüsselwörter in die jeweiligen Datenbankfelder Ihrer Firmensoftware. Parallel dazu wird aus dem eingescannten Dokument eine pdf-Datei erstellt, die einen sprechenden Namen erhält, wie beispielsweise die Ziffernfolge des Barcodes. Sicherheit und Zugriffsbeschränkungen Durch individuelle Zugriffsrechte und Ablageorte auf dem Server wird sichergestellt, dass es auch nur autorisierten Mitarbeitern erlaubt ist, sich die entsprechenden Dokumente anzuzeigen. Revisionssicherheit Sämtliche Belege werden revisionssicher archiviert. Das bedeutet, jedes Dokument lässt sich wieder in seinen Ursprungszustand zurückversetzen. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Fazit Mit der zubIT Belegarchivierung haben Sie sämtliche Belege zu jeder Zeit verfügbar. Ein zentraler Ablageort für sämtliche Belege vereinfacht Ihnen und Ihren Mitarbeitern den gesamten Archivierungsprozess. Vorteile auf einen Blick - ein zentrales revisionssicheres Exemplar - einfache automatische Archivierung - ein zentraler „Ablageort“ - kein lästiges Akten transportieren - keine Sucharbeit mehr - geringerer Papier- und Tonerverbrauch - kaum Platzbedarf - geringer Zeitaufwand - niedrige Kosten - revisionssichere Aufbewahrung Zur Produktliste der Firma

TOOL-BOKS®

Rund  90% der deutschen Zahnärzte haben keine Vorsorge für den jederzeit eintretbaren unternehmerischen Notfall getroffen und keine Absicherung der Familie/Praxis.

Im Notfall ist es zu spät, Krankheiten, Unglücksfälle sind nicht vorhersehbar, sie passieren oftmals unvorbereitet und unverhofft. Ein ungeplanter längerer und kompletter Ausfall, ein unvorhersehbarer Unfall oder eine Krankheit führen in vielen Fällen zum Chaos. Der Zugriff aus Bankkonten ist gesperrt, Passwörter und Vollmachten fehlen, Geschäftsunterlagen sind nicht auffindbar.

Die Macher zu Lebzeiten riskieren (un-)wissentlich ein Chaos                             

Exkurs: Diese versäumte Vorsorge wirkt sich besonders verheerend auf Gemeinschaftspraxen aus. Fehlt im Vertrag der Zusatz „Beim Tod eines Gesellschafters gehen dessen Anteile an die Erben über, sind sämtliche Miet- und Leasingverträge fällig und gehen auf den lebenden Partner über. Jeder Beteiligte haftet dann mit seinem Privatvermögen, persönlich und unmittelbar.“

  1. Haben Sie im Bürokratiedschungel den Gesamtüberblick über Ihre betriebliche und private Finanzsituation? Sind alle Verträge, Dokumente, Fristen in einem einzigen System jederzeit greifbar, zum Beispiel,  wenn Sie einen Termin bei Ihrem Steuerberater, bei Ihrer Bank haben?

Hintergrund

Wer blickt da schon durch und kann die große Anzahl von Dokumenten, Verträgen, Vollmachten noch überblicken?  Verträge abzuschließen und sich dann für lange Zeit entspannt zurückzulehnen funktioniert leider selten.

 Haben Sie schon einmal berechnet, was es Sie gekostet hat, Kündigungsfristen z.Bsp. bei Leasingverträgen  zu versäumen, Zinsbindungsfristen verstreichen zu lassen, Kreditzinsen nicht neu zu verhandeln, Tilgungsmittel nicht aktiv zu managen? Das meiste Geld wird in fehlerhafter Organisation verschenkt.

 Nichtstun, Unkenntnis, Aufschieberitis schützt nicht vor Schaden, Strafe, Schwierigkeiten.

Jeder verantwortungsbewusste Heilberufler sollte ein Interesse haben, die Belastung durch Bürokratie einzuschränken und sich eine unternehmerische Wissenskartei  aufzubauen . Doch wie fängt man an?  Wie erstelle ich eine systematische strukturierte Wissenskartei in einem einzigen digitalen System?

Die Lösung

…alles in der TOOL-BOKS®

Die TOOL-BOKS® ist das erste System zum vernetzten Erfassen der wichtigsten unternehmerischen Praxisdaten. Wie ein roter Faden führt Sie das einzigartige Software-Modul - aufgeteilt in 4 individuelle Werkzeuge - durch Ihre Praxis.

  • Unternehmen Zahnarztpraxis inklusive Checklisten zur Niederlassung
  • Finanzen und Vermögen
  • Vorsorge/Vollmachten und Verantwortlichkeiten
  • Unternehmerische Notfälle/Worst Case Szenario/ Existenzsicherung

Alle wichtigen Verträge, Daten, Fakten und Fristen werden geordnet, strukturiert, archiviert, sind jederzeit digital greifbar. Verschlagwortung heißt, kein lästiges Suchen mehr nach Unterlagen, Passwörtern, Zugangsdaten, Geheimzahlen, Schriftverkehr. Mit der TOOL-BOKS ordnest  du alles schnell und einfach.

Die TOOL-BOKS® auf einen Blick 

  • Scan das Dokument und Archiviere es in einem digitalen Ordner
  • Schnellste Wiederauffindbarkeit dank Verschlagwortung
  • Anbindung an E-Mail Konten
  • Inventarisierung
  • Fristenerinnerung/Fristenverwaltung
  • Vorlagedokumente mit Checklisten/Formularen/Musterschreiben
  • Risikoanalyse

Entwickelt wurde die TOOL-BOKS® von Dr. Gabriele Marwinski aus Bochum in der Zusammenarbeit mit dem Entrepreneurship-Zentrum der Universität Witten Herdecke.

Das Wissen aus 30 Jahren erfolgreichem Unternehmertum wurde mit den Stärken von vismed. verknüpft zur Entstehung eines neuen einzigartigen Software-Moduls.  

Ein Modul zum systematischen strukturierten Vernetzen, Vereinfachen & Steuern aller unternehmerischen Daten.

 

 

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