zubIT-Belegarchivierung / Dokumentenmanagement
In jeder Firma gibt es sie – unnötige Kopien von Papierbelegen, Suchaktionen von entsprechenden Unterlagen. Und spätestens bei der Anmeldung des Finanzamtes zur Steuerprüfung, entstehen rasch ernsthafte Schweißperlen auf der Stirn der verantwortlichen Mitarbeiter. Mit der zubIT Belegarchivierung verschaffen Sie sich und Ihren Mitarbeitern ein bequemes Verwalten sämtlicher Dokumente. Egal ob Rechnungen, Lieferscheine oder sonstige Belege, mittels eindeutiger Zuordnung durch Barcodes, lassen sich sämtliche Belege elektronisch verwalten und revisionssicher aufbewahren. Einsatzgebiete Sämtliche Arbeitsplätze, die eine Vielzahl an Belegen und Dokumenten zu verwalten haben, wie beispielsweise jede Buchhaltung, wird nach kurzer Zeit feststellen, wie einfach und bequem ihr Arbeitsablauf gemacht werden kann. IST-Situation In Arbeitsumgebungen, in denen man noch papiergebundene Archive vorfindet, gibt es immer wieder die gleichen Probleme. Oft werden unnötige Kopien eines Dokuments erstellt, um sicherzustellen, dass auch jeder betroffene Mitarbeiter ein Exemplar erhält. Ganz nach der Devise: lieber eine Kopie zu viel, als eine zu wenig. Wird dann aber zu einem späteren Zeitpunkt nach einem Beleg gesucht, treten häufig Hindernisse auf. Wo ist die entsprechende Akte im Umlauf, wer hatte sie zuletzt, wo könnte sie noch sein, wenn nicht dort, wo man sie vermutet hat. Und nicht nur das lästige Suchen ist allen Mitarbeitern ein Dorn im Auge – nein – auch die Geschäftsführung hat Sorge dafür zu tragen, dass ausreichend und über die Jahre zunehmender Platz für die Archivierung bereitgestellt wird. Nicht zuletzt das ist ein Grund für unnötig entstehende und ständig steigende Kosten. Die Lösung Mit zubIT Belegarchivierung / DMS erleichtern Sie sich und Ihren Mitarbeitern so einige Arbeitsabläufe. Sämtliche Belege, ob intern erstellt oder von extern zugesandt, können in der Regel elektronisch mit eindeutigen Barcodes versehen werden. Diese Barcodes stellen eine eindeutige Zuordnung zum Beleg dar, genau wie Sie es im täglichen Leben mit Barcodes beim Einkaufen an der Kasse erleben. Die Software indiziert die einzelnen Belege nach dem Scannen und schreibt die identifizierten Inhalte der Schlüsselwörter in die jeweiligen Datenbankfelder Ihrer Firmensoftware. Parallel dazu wird aus dem eingescannten Dokument eine pdf-Datei erstellt, die einen sprechenden Namen erhält, wie beispielsweise die Ziffernfolge des Barcodes. Sicherheit und Zugriffsbeschränkungen Durch individuelle Zugriffsrechte und Ablageorte auf dem Server wird sichergestellt, dass es auch nur autorisierten Mitarbeitern erlaubt ist, sich die entsprechenden Dokumente anzuzeigen. Revisionssicherheit Sämtliche Belege werden revisionssicher archiviert. Das bedeutet, jedes Dokument lässt sich wieder in seinen Ursprungszustand zurückversetzen. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Fazit Mit der zubIT Belegarchivierung haben Sie sämtliche Belege zu jeder Zeit verfügbar. Ein zentraler Ablageort für sämtliche Belege vereinfacht Ihnen und Ihren Mitarbeitern den gesamten Archivierungsprozess. Vorteile auf einen Blick - ein zentrales revisionssicheres Exemplar - einfache automatische Archivierung - ein zentraler „Ablageort“ - kein lästiges Akten transportieren - keine Sucharbeit mehr - geringerer Papier- und Tonerverbrauch - kaum Platzbedarf - geringer Zeitaufwand - niedrige Kosten - revisionssichere Aufbewahrung Zur Produktliste der FirmaLogApp
Merkmale:
- zentralisiertes Management der Agents und Sensoren
- Agents für Windows und Linux-Server
- zentrale Log-Analyse mit Korrelation und regelbasierter Alarmierung
- manipulationssichere Archivierung
- Verwaltung verschiedener Datenquellen (Windows Log, ASCII Log, Syslog)
- Mandantenfähigkeit
PROXESS
PROXESS ist ein skalierbares Dokumentenmanagementsystem auf Windows oder Webplattform. Es ist ideal für den Mittelstand, kann aber auch sehr große Datenmengen und große Userzahlen performant verwalten. Die Suche in Dokumenten erfolgt als Index- oder als Volltextsuche. Weitere Funktionen sind die Archivierung von über 150 gängigen Dateiformaten, ein PDF-Archivprinter, ein komfortables Scanmodul mit intelligenter Barcodeerkennung und -auswertung, Kontextrecherche aus Desktop- und ERP-Programmen, ein eigenes Benutzer- und Rechtesystem und Mandantenfähigkeit. Viele Importfunktionen automatisieren die Ablage von Dokumenten weitgehend. Integrationen zu allen gängigen ERP- und FiBu-Systemen sind vorhanden. Lösungen zu E-Mail-Archivierung und zu automatisierter Belegerkennung und Rechnungseingangsbearbeitung, zu digitalem Vertragsmanagement und digitalem Personalmanagement sind ebenfalls vorhanden. Das Datensicherheitskonzept auf drei Ebenen ist TÜV-geprüft. PROXESS ist als On-Premise-Variante oder als Cloud-Anwendung nutzbar.
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Smart Accounting
Smart Accounting von Gini bietet Buchhaltungsplattformen eine einfach zu integrierende Semantik-as-a-Service Lösung in Form einer Rest-API an.
Durch die Schnittstelle zu Gini sind unsere Partner mit einer selbstlernenden Software verbunden, die ihren Usern eine signifikante Zeitersparnis bei der Erstellung der laufenden Buchhaltung bietet. Nie mehr lästiges Abtippen von Rechnungen!
Durch den Einsatz von hochintelligentem Natural Learning Processing und maschinellem Lernen können dabei alle buchhaltungsrelevanten Daten aus einer Rechnung extrahiert werden, egal ob diese mit dem Smartphone fotografiert oder als PDF gesendet wurde.
Mit dem Produkt Smart Accounting sehen wir uns als Enabler, der es unseren Partnern im Bereich der Buchhaltung ermöglicht, Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Dadurch können wir Usern wieder die Zeit für jene Dinge geben, die sie wirklich gerne tun!
ENTITY EXTRACTION API
Bei der Entity Extraction API handelt es sich um einen Business Service, der konkrete, vordefinierte, fachliche Daten Entitäten von deutschen oder englischen Rechnungen und Verträgen lesen und dem Kunden oder Partner zur Verfügung stellen kann. Extrahierte Daten sind zum Beispiel die Rechnungsnummer, Lieferantenname, Betrag, Vertragspartner.
Dabei ermittelt der Service selbstständig den fachlichen Typ des Dokumentes und extrahiert bei erfolgreicher Identifikation einer Rechnung oder eines Vertrages die entsprechenden Werte. Das Ergebnis wird dem Kunden oder Partner per REST API als JSON Stream zur Verfügung gestellt.
Damit haben unsere Kunden die Möglichkeit, ohne hohe Anfangsinvestitionen und mit geringem Integrationsaufwand, konkrete Problemstellungen zu lösen, was besonders für mittelständische Unternehmen einen immensen Vorteil darstellt.
BSS | NAVLink für windream©
Mit BSS | NAVLink für windream© wurde für Microsoft Dynamics NAV© und windream® eine Lösung geschaffen, die Archivierung, die Administration, den Dokumenten-Import, die Recherche, die Arbeit mit den Dokumenten allgemein und den Workflow prozessorientiert unterstützt, damit Unternehmen das tägliche Arbeitspensum zügiger bewältigen und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Ihre integrierte DMS Lösung für Microsoft Dynamics NAV Hauptnutzen der integrierten Lösung ist, dass sämtliche Auftragsrelevanten Dokumente und Informationen direkt im ERP System am entsprechenden Projekt hinterlegt sind und somit für den Mitarbeiter jederzeit einsehbar sind. Der Rechnungsfreigabezeitraum wird auf 1 bis 2 Tage verkürzt. Die Deckungsbeiträge durch optimale Skontonutzung werden erhöht. Zur Produktliste der Firma
KAMMACHI Toolset
Das KAMMACHI Toolset ist eine Sammlung nützlicher Werkzeuge für SAP. Es repräsentiert die langjährige Erfahrung der KAMMACHI-Consultants aus einer Vielzahl von SAP-Kundenprojekten, bei denen die vorhandenen Möglichkeiten von SAP erweitert und optimiert wurden. Das KAMMACHI IDoc-Toolset ist ein Set an Werkzeugen, mit denen das IDoc-Monitoring und die Nachbearbeitung sicher und einfach gestalten werden kann. Der SAP-Standard (insbesondere für Endanwender) hält für diesen Fall nur unzureichende Hilfen bereit. Das KAMMACHI IDoc-Toolset schließt diese Lücken. Die Inhalte der einzelnen IDocs werden benutzergerecht aufbereitet und bieten dem Anwender die Möglichkeit, Fehler schnell und eigenständig ohne Hilfe der IT-Abteilung zu bearbeiten. Das KAMMACHI Toolset optische Archivierung bietet ein Set an Werkzeugen, mit denen man diverse Informationen und Vorgänge im Zusammenhang mit der optischen Archivierung schnell und einfach erhalten und durchführen kann. Eine Belegarchivierung von eingescannten Originalbelegen mithilfe von optischen Archivsystemen bietet viele Vorteile. Im SAP-Standard werden allerdings nur wenige Transaktionen, wie z.B. die OAM1 (ArchiveLink Monitor) bereitgestellt. Mit dem Toolset lassen sich optische Archivierungen schnell und einfach durchführen. Zur Produktliste der FirmaYAMBS
Nicht immer werden Rechnungen in voller Höhe beglichen. Die Gründe können vielfältig sein. Sie herauszufinden, ist oft mühsam und langwierig. Hier setzt der Differenzen-Workflow YAMBS an. Bei einer Abweichung wird er automatisch aus SAP® heraus angestoßen. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Link zum YAMBS-Portal. Dort lässt sich der Vorgang zur Aufklärung der Zahlungsdifferenz einsehen und erledigen. Damit entfällt das Hin und Her per E-Mail, Fax oder Telefon. Wenn nötig, werden Ansprechpartner aus anderen Fachbereichen automatisch hinzugezogen und können sofort reagieren. Mithilfe von YAMBS lassen sich Klärungs- und Informationsprozesse automatisieren. Dadurch wird die Buchhaltung entlastet und gleichzeitig eine abteilungsübergreifende Transparenz geschaffen; das macht die Lösung besonders für den Mittelstand interessant. Unser Kunde Wintersteiger konnte mithilfe der Lösung 90 Prozent des Arbeitsaufwands sparen und seine Abläufe um rund 40 Prozent beschleunigen.
Zur Produktliste der FirmaSBS Rewe neo®
Finanzbuchhaltung, Unternehmenscontrolling, Jahresabschluss - Mehr als 200 Standardauswertungen, inklusive Prognose und Planungsinstrumente - Zeitersparnis durch modernste Buchungstechniken, wie z.B. vorläufige und endgültige Buchungen - In allen Auswertungen Zugriff auf die Ursprungsbuchung mit umfangreichen Änderungsoptionen - Erstellen indiv. Auswertungsrahmen (z.B. BWA, BAB, Bilanz) - Abschlüsse nach HGB, Steuerbilanz, IFRS über Buchungskreise - Bequeme und kostengünstige Erstellung und Übertragung der Daten zur elektronischen Offenlegung von Jahresabschlüssen - Auswahlmöglichkeit unterschiedlicher Zahlungsarten bei der Bezahlung von Lieferanten-Rechnungen / Kunden-Gutschriften - Vollintegrierte Kostenrechnung - Komfortable und flexible Planung für die Bereiche Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Jahresabschluss - Mit Controlling Daten sammeln, aufbereiten und analysieren zur Einschätzung u. Förderung der Unternehmensentwicklung - Interaktive Überprüfung von Geschäftsdaten und -berichten aus jedem Blickwinkel - Kontoumsätze abholen und elektronisch Kontieren - Bilanzberichte individuell gestalten / formatieren mit MS® Word - Einsatz von API-Variablen zur flexiblen Verwendung von Daten (z.B. Abschreibungsverzeichnis im Bilanzbericht) - Integration von MS® Office (Word, Excel, PowerPoint) - Komfort auf mehreren Bildschirmen; dank des ergonomischen Bedienkonzeptes in SBS Rewe neo® behalten Sie stets den Überblick.
Zur Produktliste der FirmaKendox InfoShare
Mit dem «InfoShare Cloud Archive Service» profitieren Unternehmen von der sicheren und nachvollziehbaren Speicherung ihrer Dokumente in der Cloud. Die hochverfügbare und flexible Archivierungsplattform lässt sich schnell und einfach in bestehende Fachanwendungen integrieren und stellt gleichzeitig sicher, dass Akten und Dokumente jederzeit und überall verfügbar sind.
Mit dem «Kendox InfoShare Mobile Web Client» greifen Benutzer unabhängig von Ort, Zeit und verwendetem Endgerät auf die so abgelegten Informationen zu. Der «Mobile Web Client» ist für mobile Endgeräte optimiert und erlaubt eine einfache und intuitive Bedienung inkl. einer leistungsstarken Suche nach Informationen sowie «InPlace Previews» von archivierten Dokumenten.
So profitieren Unternehmen gleichzeitig von einer rechtskonformen Archivierung ihrer geschäftsrelevanten Dokumente in der Cloud und einer modernen Anwendung, die sich über die offene Web API nahtlos in bestehende Anwendungen integrieren lässt.