In der Warenwirtschaft PHPW5 haben Kontaktdubletten nun ein Ende
Die browserbasierte Warenwirtschaft PHPW rollt mit der Dublettenverwaltung nun über alle Installationen hinweg eine funktionskräftige Erweiterung aus. Alle bestehenden Kunden und Nutzer können sich damit direkt und komfortabel um Mehrfacheinträge in ihrer Kontaktdatenbank kümmern.
Doppelte Datensätze, sogenannte Dubletten, sind besonders bei der Verwaltung von Kundendaten immer ein Problem. Schon kleine Fehler bei Suchabfragen, oder Umzüge und Umfirmierungen führen dazu, dass Adressen, Kontakte oder Personen neu in der Software angelegt werden, obwohl sie bereits erfasst sind. Wird mit diesem neuen Datensatz erst einmal gearbeitet, kann er nicht mehr ohne weiteres gelöscht werden. Eine Dublette ist entstanden. Stehen nun Serienbriefe oder Statistiken an, kosten Dubletten viel Zeit und Nerven.
PHPW 5 erkennt selbst komplizierte Dubletten zuverlässig
In seinem Kontaktmodul bietet PHPW 5 nun eine mächtige Funktion an, die über einen ausgefeilten Algorithmus automatisch doppelte Einträge erkennt, auch wenn diese durch Schreibfehler voneinander abweichen. Anhand aller zur Verfügung stehenden Merkmale werden Adressen und Adressbeziehungen verglichen und dem Benutzer in Relation angezeigt. Dieser kann daraufhin die Kontakte zusammenführen oder als „Nicht-Dublette“ freigeben. Weiterhin können Adressen direkt zueinander in Beziehung gesetzt werden, was besonders dann wichtig ist, wenn ein Datensatz zwar als eine Dublette erscheint, aber aus unterschiedlichen Gründen nicht gelöscht oder zusammengeführt werden darf.
„Unternehmen haben oft Datenbestände, die fünf oder zehn Jahre lang von unterschiedlichen Mitarbeitern gepflegt wurden. Dabei ist es nicht unüblich, dass ein und dieselbe Adresse zwei, drei oder viermal angelegt wurde – nur mit wenigen Unterschieden.“ Meint dazu Andreas Hoffmann, Geschäftsführer der Optibit GmbH & Co. KG. „Wenn dann die Daten in Masse gebraucht werden, um z.B. eine Werbeaktion zu machen, kann man sich nicht auf seine Daten verlassen. Eine händische Überprüfung aller Adressen ist aber so unüberschaubar schwierig, dass Firmen in der Regel davon abschrecken. Eine Unternehmenssoftware muss dort unterstützen und so viel Vorarbeit leisten wie möglich.“
Erprobt und getestet
Im ersten Großeinsatz war das Feature im Kundenprojekt. Hier wurde ein acht Jahre alter Datenbestand mit mehr als 10.000 Datensätzen für das Mitarbeiterteam so vorbereitet, dass alle Dubletten von 5 Mitarbeitern innerhalb einer Woche neben dem Tagesgeschäft bearbeitet werden konnten. Selbst auf der feinsten Sucheinstellung steht nun fest: Die Daten sind komplett frei von Dubletten. Eine Errungenschaft, auf die die Mitarbeiter und die Warenwirtschaft PHPW 5 zu Recht stolz sein können.
PHPW5 ist als Browsersoftware dabei Standortunabhängig und kann ohne Installation von jedem Browser aus bedient werden. PHPW5 kann vom Hersteller gekauft oder auf Monatsbasis gemietet werden.
Interessenten an der Warenwirtschaft PHPW können mit Optibit einen Vorführtermin vereinbaren oder auf http://www.phpw.de einen Zugang zur Demoversion anfragen.
