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Die itl-Lösung [i]-flow entlastet und unterstützt Projektmanager bei der abteilungs- und unternehmensübergreifenden Steuerung und Automatisierung von Logistikprozessen in Dokumentation, Übersetzung, Publishing und Druck. Die Lösung umfasst die gesamte Funktionalität, um dort anfallende Prozesse zu organisieren, zu steuern und automatisiert abzuarbeiten.

[i]-flow bietet dafür im Unternehmen und außerhalb des Unternehmens ein zentrales webbasiertes Portal für alle Prozessbeteiligten – vom Produktmanager oder Redakteur über den Projektmanager, Dienstleister oder freiberuflichen Übersetzer bis hin zu Lektoren, DTP-Fachkräften, Einkäufern, Controlling-Verantwortlichen oder Druckereien.

[i]-flow steuert Erstell-, Übersetzungs- und Publishingprozesse entsprechend den individuellen Anforderungen und Parametern im Unternehmen. In konfigurierbaren Workflows werden alle Prozessparameter wie Ansprechpartner, zu übersetzende Sprachen, Fachgebiete, Projektverantwortliche oder verantwortliche Dienstleister abgelegt. Bei Auftragsbeginn werden über die Auswahl des Workflows alle Rahmenbedingungen automatisch berücksichtigt und der Prozess dementsprechend abgearbeitet.

[i]-flow automatisiert zuverlässig Arbeitsschritte, die sich in Projekten ständig wiederholen – 24 Stunden, 7 Tage lang. Hierbei steht vor allem die automatisierte Abarbeitung von Prozessschritten innerhalb von Translation-Memory-Systemen oder Publishing- Systemen im Vordergrund.

[i]-flow generiert und verteilt automatisch die komplette E-Mail-Auftragskorrespondenz.

[i]-flow steuert den kompletten Angebots- und Projektfreigabeprozess und berechnet automatisch Projektkosten.

[i]-flow erlaubt projektübergreifende Auswertungen für das Projekt- und Finanz-Controlling. Es werden dafür Standardreports bereitgestellt, die über Parameter angepasst werden können.

[i]-flow zeichnet sich durch ein offenes Schnittstellenkonzept aus. Über Web-Portale wird weltweit eine einfache und transparente Auftragsgenerierung und-verfolgung ermöglicht. Unternehmensinterne Applikationen zur Informationserstellung wie z.B. CMS lassen sich durch [i]-flow nahtlos an einen nachfolgenden Übersetzungs-Workflow anbinden.

Projektüberblick für alle

Im [i]-flow Data Warehouse werden alle Prozess- und Projektdaten, die im Prozess der Informationserstellung von [i]-flow und von konnektierten Systemen generiert werden, gesammelt, verarbeitet und benutzerspezifisch bereitgestellt. Dazu gehören die Stammdaten der verschiedenen Prozessbeteiligten, die Projektdaten, Abrechnungskonditionen, Reports und Rückmeldungen von integrierten Systemen sowie generierte Workflos.

Transparente Projektsteuerung

Über Web-Portale können alle Prozessbeteiligten Aufträge generieren, transparent überwachen und steuern sowie notwendige Arbeitsschritte anstoßen. Dabei erhalten Auftraggeber, interne und externe Bearbeiter und Administratoren rollenabhängige Sichten auf die Projekte.

Der Projektverantwortliche wird von [i]-flow durch eine automatische Projektsteuerung unterstützt und auf Terminüberschreitungen hingewiesen. [i]-flow automatisiert die Verzeichniserstellung, das Kopieren und Verschieben von Dateien sowie das Hochund Herunterladen von Daten von FTP-Servern.

Alle automatischen und manuellen Arbeitsschritte werden dabei ISO 9001:2008-konform protokolliert, sodass die Projekthistorie jederzeit nachvollziehbar ist.

Der [i]-flow Finance Manager steuert die Angebotserstellung, -prüfung und -freigabe. Er ermöglicht die automatische Berechnung von Dokumentations- und Übersetzungskosten. Dabei greift er auf Translation- Memory-Auswertungen und für jeden Dienstleister frei definierbare Preise zurück.

Standard- und benutzerspezifische Reports erlauben dem Projektverantwortlichen eine projektübergreifende Auswertung für das Controlling.

Automatisierung von Projekten über Workflos

Der [i]-flow Designer ermöglicht, Workflows ohne Programmierkenntnisse webbasiert selbst zu erstellen und zu ändern. Prozessschleifen und Prozesshaltepunkte gewährleisten eine flexible Gestaltung der Abläufe. Aus den Workflows heraus werden Workflow- Engines angesteuert, die im Zusammenspiel mit externen Applikationen repetitive Arbeitsschritte in den Applikationen abarbeiten. Es stehen dabei Anbindungen an die Translation-Memory-Systeme Across und SDL-Trados sowie an InDesign, FrameMaker und Word zur Verfügung. Weitere Schnittstellen können kundenspezifisch entwickelt werden.

Standardisierbare E-Mail-Auftragskorrespondenz wird vom [i]-flow Communicator über frei konfigurierbare Templates automatisiert erstellt und versendet.

Anbindung an weitere Systeme

Der [i]-flow Connector ermöglicht die Anbindung an beliebige CMS, DMS, PIM. Durch diese Anbindung kann z.B. ein Übersetzungsprozess direkt aus dem Erstellsystem automatisiert angestoßen werden. ...

Veränderungen erfolgreich führen.

Zielgruppe

Topmanagement, Führungskräfte, Projektverantwortliche die Veränderungsprozesse aktiv gestalten und die Rolle des "Veränderungsmanagers" oder die Verantwortung für die Umsetzung und Steuerung von Change-Projekten übernehmen.

Praxisnutzen

Die primären Ziele des Workshops sind: Grundlagen und Kompetenzen vermitteln - Change-Bedarf klären - Bereitschaft fördern - Befähigung sicherstellen.

Sie gewinnen einen Überblick über die Dynamik und die Eigenart von Veränderungsprozessen. Die TeilnehmerInnen kennen zentrale Faktoren für einen erfolgreichen Veränderungsprozess. Sie erkennen typische Reaktionen auf Veränderungen und ihre Ursachen sowie deren Auswirkung auf die Motivation der Beteiligten. Insbesondere sind sie mit dem Umgang mit Widerständen in den Change-Phasen vertraut. Sie wissen, welche Grundprinzipien beachtet werden müssen, damit sich Veränderungsbereitschaft und Veränderungskompetenz entwickeln kann. Sie sind in der Lage geeignete Führungsstrategien einzusetzen. Sie verfügen über eine optimierte kommunikative Kompetenz, eine gestärkte Rolle als Change Manager und ein Verständnis für die Bedürfnisse und Ängste aller Beteiligten. Während des Workshops entwickeln Sie konkrete Ideen zur Gestaltung und Steuerung Ihres Veränderungsprozesses. Einige Praxisbeispiele verdeutlichen Ihnen die typischen Probleme in Veränderungsprozessen.
Sie können einen Transfer zu Veränderungsprozessen im eigenen Arbeits- und Verantwortungsbereich herstellen.

Kerninhalte

Grundlagen

- Ursachen für Veränderungsprozesse: Keine Verbesserung ohne Veränderung
- Grundannahmen und Zielsetzung von Change Management
- Die Rolle und Verantwortung des Managements in Veränderungsprozessen
- Die zwei Ebenen des Veränderung
- Die häufigsten Fehler in Change Projekten - und geeignete Gegenmaßnahmen

Veränderungsbedarf klären

- Ebenen von Veränderungen in Unternehmen
- Diagnose: Was soll in welchem Umfang, wann und wie verändert werden
- Betroffene und Beteiligte: Die Zielgruppen des Veränderungsmanagements

Veränderungsbereitschaft fördern und einfordern

- Der richtige Zeitpunkt: Timing im Veränderungsprozess
- Möglichkeiten der aktiven Beteiligung von Betroffenen
- Die emotionale Reaktion im Wandel
- Vertrauen schaffen und den Teamgeist stärken
- Erhalt der Motivation für den Change bei langfristigen Projekten

Veränderungskompetenzen entwickeln und steuern

- Professionelle Zieldefinition, Planung und Gestaltung von Veränderungsprozessen
- Individuelle Reaktionen und Auswirkungen auf die eigene Arbeitsleistung
- Führungsstrategien in Veränderungsprozessen: Die ergebnisorientierte Führung
- Konstruktiver Umgang mit Widerständen: Konflikt- und Krisenmanagement im Veränderungsprozess
- Praxisbeispiele: Schritte zur erfolgreichen Gestaltung und Umsetzung von Veränderungen im eigenen Umfeld
- Entwicklung und Sicherung einer nachhaltigen "Veränderungskultur"
- Zusammenstellung der Erfahrungen und Erkenntnisse sowie Transfer in den individuel len Arbeitsbereich

Die Ausgangslage

Erfolgreiche Veränderungsarbeit bedeutet, Organisationen so zu verändern, dass Menschen ihre Talente optimal entfalten und sich im Arbeitsumfeld leistungsfähig fühlen können. Nur die aktive Gestaltung und Steuerung von Veränderungen ermöglicht diesen Zustand.

Sich auf Neues einzulassen erfordert bei allen Beteiligten Veränderungsbereitschaft - aber auch Veränderungsfertigkeiten. Veränderungsprozesse zu initiieren und erfolgreich umzusetzen ist heute eine der wichtigsten Aufgaben von Führungs- und Fachkräften. Der Umgang mit Veränderungen erfordert hohe Kompetenz, sowohl fachlicher, methodischer als auch kommunikativer Natur. Change Management ist ein systematischer Ansatz, um den Wandel in Organisationen zielgerichtet und nachhaltig zu gestalten.

Während sich Change Management Anfang der 90er Jahre stärker auf innerbetriebliche Funktionen bezog, gilt es gegenwärtig, Anpassungsprozesse zu gestalten, neue Geschäftsfelder aufzubauen und eine wettbewerbsfähige Position heraus zu arbeiten. Die aktuelle Finanz- und Wirtschaftskrise hat ihre Spuren in allen Branchen hinterlassen.

Noch nie haben externe, nicht kontrollierbare Faktoren die Unternehmen in ihren Prozessen so beeinflusst wie heute. Auf Basis einer Neuausrichtung von UnternehmensVisionen und -Missionen müssen Unternehmensziele und Strategien neu formuliert werden, müssen die Potenziale in den Bereichen Prozesse und Personal gefördert und entwickelt werden. Hierzu stehen anders als in einer Zeit der stabilen Strukturen keinesfalls mehrjährige Zeiträume zur Verfügung.

Der Faktor Mensch: Untersuchungen mehrerer Unternehmensberatungen verweisen auf die ernüchternde Bilanz, dass mehr als die Hälfte der Change-Projekte die angestrebten Ziele nicht erreichen. Hierfür sind neben strategischen Fehleinschätzungen insbesondere Human-Resources-Faktoren verantwortlich zu machen.

Eine der größten Herausforderungen für erfolgreiches Change Management ist es daher, die Leistungsträger für die Veränderungsziele zu gewinnen und ihnen persönlichen Karriere-Perspektiven aufzuzeigen. Es gilt, das Top-Management zum vorbildhaften "Botschafter" des Veränderungs-Prozesses sowohl auf der Ebene Strategie als auch auf der Ebene der neuen Unternehmenskultur zu machen. Nur so kann eine optimistische und leistungsorientierte Change-Kultur im Unternehmen aufgebaut und nachhaltig sichergestellt werden. ...