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Infoniqa Digitale Personalakte
Prozessoptimierungen sind in der Mehrzahl von vielen Geschäftsbereichen wie beispielsweise Finanzen und Controlling, Produktion und Logistik bereits Standard. Mit der Infoniqa Digitale Personalakte (DPA) sind Sie in der Lage, auch im Bereich der Personalwirtschaft Prozesse zu optimieren, Abläufe zu steuern und Informationen zeit- und themengerecht bereit zu stellen. Dies trägt erheblich zur Senkung der Kosten und zur Steigerung der Effizienz in Ihrer Personalarbeit bei. Die Infoniqa DPA ist damit ein modernes Instrument für die effiziente Bewältigung von HR-Aufgaben und die Basis für ein umfangreiches Personalinformationssystem.
Minimierung von Zugriffs-, Ablage-, Transport- und Suchzeiten
In der Infoniqa Digitale Personalakte werden personenbezogene Dokumente und Daten - unabhängig von ihrer Form – gesammelt, digitalisiert und verschlagwortet auf einem zentralen Server abgelegt, die papiergebundene Personalaktenhaltung wird damit überflüssig. Dank einer indexbasierten Suche und einer Volltext-Recherche können Dokumente schnell und einfach recherchiert werden. Laut Expertenmeinungen lassen sich Zugriffs-, Ablage-, Transport- und Suchzeiten durch eine Digitalisierung und zentrale Ablage um 50 bis 95 % verkürzen. Der Zugriff auf Dokumente ist ohne Wartezeit jederzeit möglich, auch wenn diese gerade anderweitig genutzt werden, das Anfertigen von Kopien entfällt. Mit den zentral zur Verfügung gestellten Dokumenten und Informationen können sich berechtigte Mitarbeiter einen schnellen und umfassenden Überblick verschaffen und Handlungs- und Bewertungsmöglichkeiten in Bezug auf die Person und deren Tätigkeit ableiten.
Effiziente Verwaltung Ihrer Personalunterlagen
Die Infoniqa Digitale Personalakte bietet mehr als nur Ablage: Neben der Suche nach Informationen und Dokumenten ist auch die Verwaltung und die Weiterverarbeitung zeit- und ressourcenintensiv. Die Infoniqa Digitale Personalakte beschleunigt hier die Erledigung aller Aufgaben und steigert die Qualität von Arbeitsabläufen und –prozessen in Ihrer Personalabteilung.
Innerhalb der Infoniqa Digitale Personalakte sind mit dem elektronischen Aktendeckel alle relevanten Daten des Mitarbeiters inklusive Bild zugriffsgesteuert sofort ersichtlich. Durch die Anbindung aller führenden Personalabrechnungssysteme müssen Personalstammdaten nicht zeitaufwändig eingegeben werden, sondern können automatisiert übernommen werden. Innerhalb des Aktendeckels werden die Dokumente vom Sachbearbeiter in vordefinierte oder individuell angelegte Verzeichnisse – analog zu herkömmlichen Aktenordern – abgelegt. Um die Suche nach Dokumenten zu erleichtern, können diese Register sowohl sortiert als auch gruppiert werden.
Eine zusätzliche Arbeitserleichterung wird durch die Anlehnung der Benutzeroberfläche an dem Look and Feel von Microsoft Office 2007 erreicht.
Optimierte Prozesse in der Personalabteilung
Mit Hilfe eines im Standard integrierten Workflow-Moduls werden standardisierbare Abläufe automatisiert abgebildet: Ein beispielsweise per Email gestellter Urlaubsantrag wird elektronisch bearbeitet, die Rückmeldung erfolgt ebenfalls elektronisch an den Antragsteller und an die Personalabteilung, die diese dann sofort bei den Mitarbeiterdaten verbucht. Neben vordefinierten Prozessen können selbstverständliche weitere individuell erstellte Prozesse frei definiert werden.
Integration von MS Office und Email
Dank der MS Office Integration ermöglicht die Infoniqa Digitale Personalakte die schnelle Erstellung von Dokumenten, indem sie auf integrierte und individuell angepasste Standardvorlagen zugreifen und Adressdaten automatisch in das Adressfeld eingefügt. Um alle Änderungen eines Dokumentes nachzuvollziehen, werden diese in der sog. Dokumentengeschichte versioniert.
Neue und abgeänderte Dokumente werden dann direkt in der Infoniqa Digitale Personalakte gespeichert. Für die Weitergabe oder -verarbeitung können die Belege mit Annotationen versehen werden: Sie können Notizen anbringen, Passagen markieren oder verdecken und das Dokument mit selbst definierten Stempeln versehen. Infoniqa DPA ermöglicht die Verwaltung dieser Dokumenten-Anmerkungen.
Dank der Integration von MS Outlook, Lotus Notes und Tobit werden elektronisch erzeugte Dokumente wie Emails ebenfalls direkt in der Infoniqa Digitale Personalakte abgelegt, so dass alle, einen Mitarbeiter betreffende Informationen per Mausklick zur Verfügung stehen. Durch die digitale Zusammenfassung aller – mit unterschiedlichen Medien erstellten – Informationen innerhalb der Infoniqa Digitale Personalakte gehören Medienbrüche der Vergangenheit an: Informationsbeschaffung und –verarbeitung werden vereinfacht und beschleunigt.
Revisionssichere, GDPdU-konforme Langzeitsicherung und hohe Datensicherheit
Ein rollen- und indexbasiertes Sicherheitskonzept regelt sämtliche Zugriffsrechte und schützt die sensiblen personengebundenen Daten vor Missbrauch. Damit können beispielsweise auch leitende Angestellte gezielt auf die für sie frei gegebenen Mitarbeiterdaten zugreifen, ohne die Personalabteilung dafür in Anspruch zu nehmen. Sämtliche Zugriffe auf Dokumente und Informationen werden lückenlos protokolliert und können ausgewertet werden.
Das Leistungsspektrum der Infoniqa Digitale Personalakte wird durch eine revisionssichere Ablage und einer GDPdU-konformen Datenspeicherung abgerundet.
Standortübergreifende Zugriffsmöglichkeiten und Mandantenfähigkeit
Ein großer Vorteil der Infoniqa Digitale Personalakte ist – insbesondere für dezentral organisierte Unternehmen –die standortübergreifende Zugriffsmöglichkeit. Über den Web Client (Web 2.0-Technologie) können berechtigte Mitarbeiter auf sämtliche Informationen zugreifen, ohne Installation der Applikation auf ihrem Rechner und ohne zusätzlichen Administrationsaufwand. Die Infoniqa Digitale Personalakte ist uneingeschränkt mandantenfähig.
Systemunabhängigkeit
Die Infoniqa Digitale Personalakte kann unabhängig vom bestehenden Abrechnungssystem eingesetzt werden. Durch die Integration zu führenden Personalabrechnungssystemen ist die Importmöglichkeit von Personalstammdaten gewährleistet.
Ergänzendes Service-Angebot
Wir unterstützen unser Kunden bei der im Regelfall notwendigen Übernahme der physischen Alt-Personalakten, angefangen von der einfachen Bereitstellung von Scannern Hardware bis hin zur Vermittlung von spezialisierten Dienstleistern.
http://www.infoniqa.com/DownloadServlet/585/dpa-folder-neu-17022010-low.pdf ... 
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