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induBIS® contract - Vertrags- und Dokumentenmanagement

induBIS® contract ist eine intuitive, webbasierte Lösung zur Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Fristen. Alle Daten und Informationen sind sehr schnell auffindbarund stehen sofort den entsprechenden Mitarbeitern zur Verfügung. Ein fein abstimmbares Rechte- und Zugriffsystem ermöglicht den jeweiligen Benutzergruppen eine sofortige Übersicht und Entscheidungsgrundlage . Über den integrierten Fristenkalender werden alle Abläufe überwacht und rechtzeitige Benachrichtigungen über das Mailsystem generiert.
induBIS® contract ist durch seine Lizenzpolitik für kleine, mittelständische- und große Unternehmen interessant.

Entdecken Sie die Einsparpotentiale Ihres Unternehmens und vermeiden Sie unnötige Kosten durch eine moderne, effiziente Lösung – induBIS® contract.

Wir laden Sie ein diese neue Applikation kostenlos zu testen. Besorgen Sie sich mit dem Kontaktformular einen Präsentationstermin und setzen Sie induBIS® contract zur Verwaltung Ihrer Verträge ein.

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Das Kernmodul SmartTrack welches zahlreiche Funktionen für das Management von Lizenzen und Nutzungsrechten bündelt, verfügt über drei Funktionsbereiche, neben dem Bereich Lizenzinventar (ST) selbst, steht das Contract Management Module (CMM) und das Inventory Connect Module (ICM). Diese Bereiche stehen in perfekter thematischer Abstimmung zueinander und werden als einheitliche Lösung betrachtet.

CMM ist das Vertragsmanagement von Aspera, welches über speziell für das Lizenzmanagement entwickelte Funktionen verfügt. Der funktionale Schwerpunkt von ICM liegt auf der herausragenden Fähigkeit, Daten aus zahlreichen unterschiedlichen Quellen zu extrahieren, zu transformieren und zu importieren.

SmartTrack – Lizenzinventar

SmartTrack ist die Lösung für den Aufbau und das Management von Lizenz- und Vertragsdaten vor dem Hintergrund komplexer Organisationsstrukturen. SmartTrack automatisiert die Datengewinnung aus ERP-Systemen und Hersteller-/Reseller-Reports; als Kernprozess validiert und ergänzt der Aspera Master Catalog eigenständig alle benötigten Daten bezüglich Lizenzmetrik, Produktnutzungsrechten und Wartungseigenschaften. Auf dieser Grundlage entsteht ein revisionssicheres Lizenzinventar, dass mit vorkonfigurierten und mittels integrierter BI-Engine individuell erstellbaren Reports keine Fragen offen lassen; zusätzlich informiert der E-Mail-Notification-Server proaktiv über anstehende Wartungsverlängerungen und das Auslaufen zeitlich befristeter Lizenzen.

Eine besondere Stärke von SmartTrack ist die Berücksichtigung beliebiger organisatorischer Komplexitätsgrade, die gerade in internationalen Strukturen mit Blick auf das Vertrags- und das Finanzmanagement eine elementare Rolle spielen. SmartTrack unterscheidet prinzipiell zwischen Eigentum und Nutzungsrechten, welche oftmals zeitlich befristet an andere Organisationseinheiten übertragen werden. Die komplette Dynamik der Lizenztransfers damit einhergehender Prozesse von der Anforderung bis zur Abrechnung wird durch SmartTrack automatisiert. Ein integriertes Dokumentenmanagement erfasst Lizenznachweise inklusive eingescannter Originaldokumente und referenziert diese Dokumente auf das Lizenzinventar. Damit kann an jedem Ort der Welt der Nachweis der korrekten Lizenzierung erfolgen. Ob im Rahmen der Gesamtstrategie IT-Asset- und -Service- Management, bei Vertragsverhandlungen oder zur Abwehr von Audits – SmartTrack unterstützt mit Effizienz, Transparenz und unübertroffener Datenqualität.

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Funktionsbereich: Inventory Connect Module

Mit ICM erkennen Sie auf einen Blick, wo in Ihrem Unternehmen Über-, Unter- oder Fehllizenzierungen vorliegen, und stellen dauerhaft die Compliance mit den Lizenzbedingungen der Softwarehersteller sicher.

Der Compliance Check, also der Abgleich von genutzter Software mit gekauften Lizenzen, ist eine Herausforderung für jedes Lizenzmanagementprojekt, denn für eine umfassende Betrachtung werden Nutzungsdaten aus unterschiedlichsten Quellen benötigt. Abhängig vom jeweiligen Lizenz- /Vertragsmodell können dies beispielsweise Installationsdaten, die Anzahl der Nutzer, die Menge aktiver Prozessoren oder die verbrauchte Rechenleistung (MIPS) sein. Deswegen hat Aspera als Erweiterung zu SmartTrack ICM (Inventory Connect Module) entwickelt. ICM bietet Standardkonnektoren zu allen gängigen Systemen und Datenbanken, die Informationen über installierte und genutzte Software erheben. Dazu zählen Lösungen wie z.B. Peregrine Asset Center, CA Unicenter Argis, IBM Tivoli, Centennial, Matrix 42 Empirum, Microsoft SMS, Novell ZENWorks u.v.a.

Die aus diesen Systemen stammenden Nutzungsdaten gleicht ICM mit dem Lizenzinventar von SmartTrack ab. Dabei berücksichtigt es automatisch organisatorische Zuordnungen und korrigiert über die integrierte Synonymlogik Unschärfen wie z.B. unterschiedliche Paketnamen für gleiche Produkte. Besonders hervorzuheben ist die Fähigkeit, Downgrade-Pfade zu erkennen und damit das Ergebnis des Compliance Checks anzupassen. Ein weiteres Feature ist die vollgrafische Analysenhistorie, bei der auf beliebige historische Lizenzsituationen, selektiert nach Produkt und/oder Organisationsbereich, zugegriffen werden kann.

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Funktionsbereich: Contract Management Module

Mit CMM administrieren und kommunizieren Sie Rahmenverträge zur Lizenzbeschaffung auch in komplexen Organisationsstrukturen.

Auf Basis der in SmartTrack definierten Organisationsbereiche können Sie genau festlegen, für welche Bereiche Ihres Unternehmens bestimmte Vertragsteile gelten und wer sie einsehen kann. Selbstverständlich erlaubt CMM auch die beliebig skalierbare Abbildung von Beitrittsstrukturen, die genauso wie die Hauptverträge mit individuellen organisatorischen Geltungsbereichen ausgestattet werden können.

Alle Vertragsdetails wie z.B. Vertrags- und Beitrittsnummern, Gültigkeitszeiträume, Discount Level, Milestone Checks, Wartungsoptionen und beigetretene Unternehmen werden vollständig erfasst. Durch die Integration der Lizenzdaten in die Vertragsverwaltung überwacht CMM selbständig den aktuellen Ausschöpfungsgrad der vereinbarten Kontingente. Die Darstellung der wichtigsten Vertragsparameter als Gantt-Diagramm liefert auf einen Blick aussagekräftige Statusinformationen. Das aktive Vertragsmanagement mit auf Lizenzverträge abgestimmten Steuerungs- und Analysefunktionen ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines jeden Lizenzmanagements. Neben eher statischen Funktionen wie der elektronischen Archivierung der Vertragsdokumente spielen die Überwachung von Wartungsvereinbarungen und zeitlich befristeter Lizenzen eine wesentliche Rolle. Außerdem stehen oftmals die Konditionen von Rahmenverträgen für die Softwarebeschaffung in direktem Zusammenhang mit der Ausschöpfung der vereinbarten Kontingente innerhalb definierter Zeiträume. Damit werden Lizenzverträge einer Dynamik unterworfen, die eine besondere Behandlung dieser Vertragsart notwendig macht.

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