Unternehmen aus den verschiedensten Branchen wie Anwalts- und Notarkanzleien, Arztpraxen, Handwerk und Gastronomie nutzen den Service von starbuero.de als externen Sekretariats- bzw. Büroservice. Die Telefonassistenz richtet sich auch an Freiberufler, Gründer und Geschäftsführer. Dabei dient starbuero.de als externe Anrufannahme, welche die Kundenanrufe professionell und kompetent im Namen der Auftraggeber entgegennimmt und so den gesamten telefonischen Kundenservice der Auftraggeber abdeckt. starbuero.de kann rund um die Uhr, 24/7, 365 Tage im Jahr für den/die Auftraggeber im Einsatz sein, je nach persönlichem Wunsch und Bedarf.
Im Vorfeld können Interessenten einen starbuero.de Testaccount erstellen, welchen sie für 48 Stunden kostenlos und unverbindlich nutzen können. Dabei werden zunächst die Kontaktdaten des Kunden sowie der Firmenname benötigt. Während der Testphase kann der Kunde im Backend oder in der starbuero.de-App eine individuelle Begrüßungsanrede angeben, welche von unseren Telefonisten/innen bei Anrufannahme genutzt wird. Der Firmenname kann ebenfalls in Lautschrift angegeben werden, um auch bei komplizierteren Namen eine richtige Aussprache gewährleisten zu können. Darüber hinaus kann der/die Auftraggeber/in weitere Anforderungen, Anmerkungen oder Wünsche angeben, auf die eingegangen werden soll. Beispielsweise kann der/die Auftraggeber/in eine Liste mit VIP-Kunden erstellen, die speziell angesprochen und betreut werden sollen.
Während eines Anrufes werden standardmäßig der Name und das Anliegen des Anrufers festgehalten. Sollen darüber hinaus weitere Informationen aufgenommen und an den/die Auftraggeber/in weitergeleitet werden, kann dies individuell im Backend angegeben werden. Ebenfalls ist eine Hinterlegung einer FAQ-Liste möglich, damit die Telefonisten/innen von starbuero.de die gängigsten Fragen bereits beantworten können. Die aufgenommenen Anrufnotizen werden per SMS, E-Mail und als Push-Nachricht über die starbuero.de-App an den/die Auftraggeber/in weitergeleitet, sodass diese trotzdem einen Überblick über die eingegangenen Anrufe erhalten.

Ebenfalls kann der Auftraggeber Mitarbeiter angeben, an die bestimmte Angelegenheiten weitergeleitet werden sollen. Die Telefonisten/innen von starbuero.de nehmen unter anderem auch eine Kategorisierung der Dringlichkeit der Anrufe vor, welche auch an die Auftraggeber weitergeleitet werden. Dadurch wissen die Auftraggeber um die Dringlichkeit und können die Kunden dementsprechend schnell zurückrufen.

Die hinterlegten Daten bzw. Wünsche können immer innerhalb der App oder des Backends durch den/die Auftraggeber/in angepasst und verändert werden. Die Änderungen werden sofort aufgenommen, da die Telefonisten/innen diese bei Anruf am Bildschirm vorliegen haben.

Über das Backend hat der/die Auftraggeber eine gesamte Übersicht über die Statistiken aller eingegangenen Anrufe inklusive der zugehörigen Anrufnotizen. Die Erreichbarkeit des Telefondienstes über starbuero.de kann ebenfalls durch den/die Auftraggeber bestimmt werden. Außerdem kann der/die Auftraggeber/in im Backend Termine wie z.B. Urlaubszeiten und Abwesenheiten von Angestellten eingeben, damit die Telefonisten/innen diese Information an den Anrufer weitergeben können.

Darüber hinaus unterliegen die Telefonisten/innen von starbuero.de der Verschwiegenheitspflicht, wodurch gewährleistet wird, dass die Kundendaten der Auftraggeber vertraulich behandelt und bearbeitet werden.

Wenn der potenzielle Kunde seinen Testaccount eingerichtet hat, bekommt er eine Testnummer zugesendet, welche er wählen kann, um zu hören, wie seine Wünsche umgesetzt werden. Möchte der potenzielle Kunde den Service von starbuero.de in Anspruch nehmen, werden die Einstellungen des Testaccounts übernommen. Kosten fallen erst an, wenn starbuero.de im Namen der Auftraggeber Anrufe annimmt. Pro Minute liegen die Kosten bei 0,49 €, erst nach den ersten 15 Sekunden fallen diese Kosten an. Außerdem fallen keine Grundgebühren oder lange Vertragslaufzeiten an. Die Kunden zahlen nur für die angenommenen Anrufe und erhalten eine Rechnung, auf der transparent und minutengenau die Kosten aufgelistet sind.

Durch diesen Service werden die internen Sekretariate und Büros sowie das gesamte Team unserer Kunden entlastet, wodurch sie sich auf das wesentliche Kerngeschäft konzentrieren können. Die Produktivität des Kunden wird gesteigert und Personalkosten eingespart.  Durch die Anrufnotizen und die Kategorisierung der Dringlichkeit der Anrufe, welche durch starbuero.de erfolgt, können die Rückrufprozesse der Auftraggeber effizienter gestaltet werden. Darüber hinaus wird meistens sogar die gesamte Terminannahme und -koordinierung des Auftraggebers übernommen. Erfahrungsgemäß steigt durch die Nutzung des Service von starbuero.de die Kundenzufriedenheit und die Auftragsauslastung und demnach auch die Umsatzzahlen unserer Kunden.