Zulieferer der Lebensmittelindustrie setzt auf Wartungsplaner – Software von HOPPE
Von der Prüffristenverwaltung bis zur Lagerhaltung der Ersatzteile
Eine Mühle mit drei Standorten in Deutschland verarbeitet pro Jahr über 100.000 Tonnen Getreide in rund 1000 verschiedene Produkte – für Kunden auf der ganzen Welt. Dafür kommen rund 200 Anlagen verschiedenster Komplexität zum Einsatz. Deren Wartung und Inspektion wurde in der Vergangenheit immer komplexer. Transparenz, Überblick über die Ersatzteile und ein digitales Störungsmanagement erreicht die Mühle nun über den Einsatz einer Wartungs-Software.
Seit über 335 Jahren wird die Rubinmühle von der Familie Rubin, heute in der 14. Generation, geleitet. An drei Standorten in Lahr im Schwarzwald und im sächsischen Vogtland in Plauen sind rund 250 Mitarbeiter beschäftigt. Die Rubinmühle beliefert Kunden in Europa und ist Zulieferer für die internationale Lebensmittelindustrie weltweit.
Zwei Schälmühlen und eine Vielzahl von Extrusionsanlagen bilden neben der klassischen Getreidemühle die Kernelemente der Produktion. Produkte können individuell entwickelt werden: In einer Mischerei- und Verpackerei werden Monoprodukte und Müslimischungen nach kundenspezifischen Vorgaben konsumentenfertig abgepackt.
Die zentrale Herausforderung bei der Wartung und Instandhaltung der Mühlen stellen die vielen kleinen und mittelgroßen Anlagen der Produktion dar. Alle haben eigene Wartungsvorschriften mit unterschiedlichen Prüffristen und erfordern die entsprechende Lagerhaltung zahlreicher Ersatzteile. Kritisch sind zum Beispiel jene Prüfungen, die einen Produktionsstillstand erfordern – etwa Prüfungen an der Dampf-Kessel-Anlage. Diese müssen langfristig geplant werden und erfordern eine enge Absprache zwischen Produktion und Instandhaltung, Anlagenhersteller und TÜV-Prüfer.
Die Prüftermine wurden in der Vergangenheit mühselig in Word und Excel-Listen geführt. Da sich die Anzahl der Sheets und Dokumente erhöhte, wurde über die Jahre die Übersicht immer schwieriger und die Verwaltung komplexer.
Die Anforderungen an das Wartungs-Tool und seine Auswahl
2019 begannen die Verantwortlichen mit der Suche nach einer Software zur Unterstützung bei Prüffristen und Wartungen für den Standort in Plauen. Bei Mess- und Prüfgeräten sollten die Prüffristen überwacht werden, außerdem sollte das Tool im Zentrum eines digitalen Störungsmanagements stehen. Wichtig war zudem eine Übersicht und Überwachung der vorhandenen Ersatzteile samt Benachrichtigungsfunktion bei Unterschreitung des Mindestbestands. Die Verantwortlichen wünschten sich zudem eine App-Schnittstelle, um mit Tablet und Co. systemgestützt lokal an der Anlage arbeiten zu können. Damit sollten außerdem Querverweise auf Wartungsplan, Bedienungsanleitung und Ersatzteilzeichnungen möglich sein. Gleichzeitig sollte die Software für die User wie Instandhalter und Müller am Standort leicht zu bedienen sein und für jeden einen klaren Mehrwert bieten.
Für die Auswahl der am besten geeigneten Software wurde eine Entscheidungsmatrix mit allen relevanten Kriterien erstellt: Drei Anbieter kamen darüber in die nähere Auswahl. Nach einer zweiten Prüfung fiel die Wahl dann auf den Wartungsplaner der Unternehmensberatung Hoppe - das Potential der Software wurde schnell erkannt.
Entscheidungskriterien waren unter anderem Kosten für die Anschaffung und laufende Kosten, die mögliche Anzahl der User, ein Störungsmanagement sowie die Möglichkeit der mobilen Nutzung via Tablet und Co. Wichtig für die Rubinmühle war außerdem das Ersatzteil-Handling mit maschinenbezogenen Querverweisen sowie die Einbindung eigener Dokumente.
„Die Software hat den großen Vorteil, dass man zum erstmaligen Kontakt nur eine Lizenz für überschaubares Geld benötigt,“ sagt Stephan Frolik, Leiter Technik der Rubinmühle. Mit der Lizenz können alle Features genutzt werden. Mit dem neuen Update wurde es möglich, Ersatzteil-Ressourcen anlagenbezogen anzulegen. Das erlaubt es der Rubinmühle nun, ihren Ersatzteilbestand digital zu erfassen. Mit dem Update wurden weitere Lizenzen dazugekauft.
Verwaltung von 200 Produktionsanlagen und 250 Elektrogeräten
Die Rubinmühle in Plauen verwaltet aktuell rund 200 Produktionsanlagen - von einer einfachen Schleuse bis hin zum hochkomplexen Optischen Farbausleser - und 250 ortsveränderliche Elektrogeräte mit dem Wartungsplaner, also alle Geräte, die tragbar sind und einen Stecker besitzen. Aktuell werden rund 400 Ersatzteile erfasst, hier steht die Verwaltung aber noch am Beginn.
Die Einführung der Software ist noch nicht abgeschlossen: Aktuell wird sie vor allem im Bereich Technik eingesetzt. Geplant ist jedoch, sie ebenfalls in den Abteilungen Produktion, Qualitätssicherung und Lager auszurollen. Zurzeit arbeitet die Rubinmühle mit den vier Mandanten „Maschinen und Anlagen“, „ortsveränderliche Elektrogeräte“, „TÜV-Prüfungen“ und „Wartungsverträge“.
Korrekte Lagerhaltung und vereinfachte Arbeitsabläufe
Vor dem Einführen des Wartungsplaners war die Übersicht über die Lagerhaltung schwierig: Da es nur schwer möglich war zu erkennen ob zum Beispiel Ersatzteile wie Kugellager in mehreren Anlagen verbaut waren, kam es in diesen Fällen zu einer doppelten oder gar dreifachen Lagerhaltung. Durch die Software hat jedes Ersatzteil nur einen Lagerort. Querverweise ermöglichen es, das passende Ersatzteil mehreren Anlagen zuzuordnen.
Außerdem werden die Arbeitsabläufe am Standort vereinfacht: Störungen werden nicht mehr mündlich weitergegeben, sondern in die Software eingetragen - dadurch werden auch kleine Beeinträchtigungen an Anlagen nicht vergessen. Zudem ist das Reporting ein entscheidendes Mittel, um den Lebenszyklus einer Anlage zu überwachen: Wie oft wurde an einer Anlage gearbeitet, was wurde repariert oder umgebaut, welche Ersatzteile sind vorhanden und welche Kosten fielen durch Reparaturen und Wartungen an? Auch Kennzahlen sind ein wichtiges Instrument, um zum Beispiel zu erkennen, ob bestimmte Anlagen häufiger ausfallen als andere des gleichen Typs. Außerdem lässt sich herausfinden, welche Bauteile besonders häufig zu Störungen führen. Diese können dann in Zusammenarbeit mit dem Anlagenhersteller optimiert werden.
Fazit
Prüffristen und Wartungsvorgaben variieren von Maschine zu Maschine und von Gerät zu Gerät. Mit einer Software gelingt es leichter, den Überblick zu behalten und die Prüfungen sauber zu verwalten. Zusätzliche Features wie eine App und eine Schnittstelle erlauben mobiles Arbeiten an den Anlagen – das Störungsmanagement wird digitalisiert und ebenso die Überwachung der Lagerhaltung. Am Ende können mit Kennzahlen aus einem Wartungsplaner sogar Bauteile optimiert werden.<BR>
