Inventarerfassung mit Barcode Etiketten

Worauf kommt es bei der Inventarisierung im Betrieb an? In 6 Schritten zur optimalen Inventarisierung. Wer sein Inventar im Büro sicher inventarisieren will, kommt um die Dokumentation der Inventargegenstände nicht herum. Hierzu eignet sich eine Software, in der das Inventar mit Inventarhistorie festgehalten werden. Wir unterstützen Sie mit dem passenden Dokumentationssystem "Inventarsoftware". Mit der Software können Sie Inventarbewegungen von Büromöbel, Computer, EDV und Betriebsmittel inventarisieren, per Barcode Inventaretiketten einscannen und dokumentieren. So haben Sie alles parat, um die Anforderungen an die Inventarisierung in ihrem Betrieb einfach und problemlos umzusetzen.

Kein Unternehmen kann es sich heute leisten, Einsparpotenziale bei Versicherungen brach liegen zu lassen. Dementsprechend präzise muss die Inventarisierung vorgenommen werden, damit jederzeit ein aktueller Überblick über das vorhandene Inventar, dessen Wert und etwaige Reparaturen oder Neuanschaffungen vorliegt. Das Inventory Management ist jedoch nicht mit dem Anbringen und Ablesen von Barcodes getan. Mit einer Inventarverwaltung lassen sich die Vermögensgegenstände schnell und komfortabel verwalten. Doch derartige Softwarelösungen gibt es viele. Was müssen sie also können, damit die nächste Betriebsprüfung nicht zur Stolperfalle wird?

Softwarelösung für mobile Inventarerfassung
Die Lösung zu Inventarisierung zeichnet sich durch ihre intuitive Bedienbarkeit aus. Aber auch die Anpassung an individuelle Prozesse ist dank der Flexibilität der Lösung innerhalb kürzester Zeit realisierbar. Alle Felder sind in der mobilen App je nach Bedarf einblendbar oder nicht. Weiterhin können in der mobilen Inventar APP auch die Dokumente als PDF angezeigt oder angelegt werden.

Die Inventarisierung kann mit nur wenigen Klicks auf dem mobilen Gerät abwickelt werden.
Die modulare Lösung ist für alle gängigen mobilen Geräte verfügbar, einschließlich Tablets und Smartphones. Dabei ist der Einsatz von Barcode, QR-Codes sowie alternativ die manuelle Eingabe möglich. Zudem können Anwender durch den Offline-Modus unabhängig von der Netzabdeckung kontinuierlich und effizient arbeiten.

Inventar für eine Betriebsprüfung dokumentieren
Für eine schnelle Inventarisierung setzen viele Unternehmen Barcodes ein, die auf jedes einzelne Möbelstück aufgeklebt werden. Darüber hinaus muss das vorhandene Inventar nicht nur für eine etwaige Betriebsprüfung dokumentiert werden. Garantiefristen und Wartungstermine spielen im Inventar Management ebenso eine Rolle, damit zum Beispiel der Ausfall wichtiger IT-Komponenten nicht zum Problem wird. Mit einem ausführlichen Inventarverzeichnis lassen sich zudem die Kosten für Ersatzbeschaffungen genauer kalkulieren, denn das Unternehmen weiß zu jeder Zeit, in welchem Zustand die Vermögensgegenstände sind. Das Angebot ist jedoch groß, entsprechend unterschiedliche Funktionen bieten die einzelnen Softwarelösungen. Worauf kommt es also an?

Worauf kommt es bei der "Inventarverwaltung" an
Grundsätzlich benötigen Inventar Manager Informationen über den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort von Einrichtungsgegenständen und Mobiliar. Außerdem sollte sich das Inventar zu einer bestimmten Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zuordnen lassen. Für jeden einzelnen Vermögensgegenstand sollte die Software eine Historie anlegen, um zum Beispiel schnell erkennen zu können, wann Reparaturen durchgeführt wurden. Hierzu ist es zudem wichtig, dass die Lösung auch Garantiezeiten berücksichtigt. So eignet sich die Inventarverwaltung - Inventarsoftware auch als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis.

In 6 Schritten zur optimalen Inventarisierung
1) Inventaretiketten oder Inventaraufkleber mit Barcode an jedes Inventargüter anbringen
2) Festlegen sämtliche Räume in der Inventarsoftware
3) Ersterfassung mit der mobilen Inventar APP
4) Dateianhänge definieren :Bilder, Bedienungsanleitungen, Handbücher 5) Inventar-Check: Umzug oder Nutzerwechsel dokumentieren
6) Daten des Inventarplaners zusammengefasst in Säulen- oder Kuchendiagrammen grafisch darstellen

Scannerlösung statt aufwendiger Inventarisierung
Um den Inventurprozess zu beschleunigen und manuelle Fehler zu reduzieren, kann die Inventarsoftware zusammen mit einem Barcodescanner verwendet werden. „Das ist insbesondere bei der Erstinventur hilfreich“, erklärt Ulrich Hoppe. Die Inventarsoftware zeigt den aktuellen Ist-Bestand der Inventargüter auf und vergleicht ihn mit dem Soll-Bestand. Aus den in den Daten vorhandenen Differenzen kann der Ist-Bestand schnell aktualisiert werden. Anstelle der zeitintensiven Inventarisierung tritt eine Barcodescanner-Lösung für Inventar, mit der der tatsächliche Bestand der Inventargegenstände leicht und bequem erfasst werden kann. Mit Hilfe einer Inventarsoftware erhalten Unternehmen die notwendige Transparenz für ihre Inventarverwaltung, um Einsparpotenziale zu identifizieren und somit das meist knappe Budget effizient einzusetzen. Die Software hält das Inventarverzeichnis bequem auf den aktuellen Stand, so dass der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegen gesehen werden kann. Außerdem dienen die umfangreichen Daten als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis. Werden zusätzlich integrierte Lösungen für das Scannen von Barcodes verwendet, reduziert sich der Aufwand für die Inventarisierung erheblich. Die Mitarbeiter können sich den wirklich wichtigen Aufgaben widmen, denn mit der richtigen Inventarsoftware haben sie sämtliche Vermögensgegenstände stets im Blick.

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