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DIGITALE PERSONALAKTE

Für die Personalarbeit sind Dokumente und personenbezogene Daten – egal in welcher Form sie vorliegen – eine wichtige Grundlage: Angefangen von den Bewerbungsunterlagen über Beurteilungen, Urlaubsanträge, bis hin zu Zeugnissen – kurz sämtliche Informationen, die das persönliche und dienstliche Verhältnis des Arbeitnehmers betreffen und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

WENIGER AUFWAND. MEHR EFFIZIENZ

In der Digitalen Personalakte (DPA) von Wilken werden personenbezogene Dokumente und Daten – unabhängig von ihrer Form – gesammelt, digitalisiert und verschlagwortet auf einem zentralen Server abgelegt. Die papiergebundene Personalaktenhaltung wird damit überflüssig.

DIE WICHTIGSTEN VORTEILE IM ÜBERBLICK

- Schneller Zugriff auf Dokumente durch Index- und Volltextsuche
- Geringe Zugriffs-, Ablage- und Transportzeiten durch zentrale, digitale Ablage
- Geringer Schulungsaufwand der Fachabteilung
- Übernahme der Personalstammdaten anhand von Importschnittstellen aus allen gängigen Personalabrechnungssystemen
- Jeder Zugriff wird dokumentiert
- Gezielte Berechtigungssteuerung
- Einfache Anbindung von Drittanwendungen
- Auch als Web 2.0-Clients auf Basis MS Silverlight
- Revisionssichere Ablage der Informationen und GDPdU-konforme Speicherung
- Übernahme von Dokumenten per Drag/Drop in die Personalakte
- Anbringen von Annotationen und elektronischen Stempeln auf den Dokumenten
- Exportfunktion
- Mehrsprachigkeit
- uvm.

DIE FUNKTIONEN IM ÜBERBLICK

- Automatisierte Übernahme der Personalstammdaten
- Zentrale Anzeige relevanter Daten auf der Mitarbeiterakte
- Einfache Bedienung durch intuitive Benutzeroberfläche
- Schnelle Erstellung von Dokumenten durch MS Office Integration
- Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
- Berechtigungsgesteuerte Notizen
- Berechtigungsgesteuertes Verdecken von Passagen

SYSTEMVORAUSSETZUNGEN

Um einen optimalen Einsatz der digitalen Personalakte zu gewährleisten informieren Sie sich über die Systemvoraussetzungen.

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Die InfoShare Produktfamilie ist für den professionellen Einsatz in Unternehmen und Institutionen konzipiert, die das Management von elektronischen Dokumenten, Informationen, Akten und Prozessen auf eine sichere Grundlage stellen wollen und ein effizientes Dokumentenhandling suchen. Sei es beim Dokumentenmanagement (DMS), bei der rechtskonformen (revisionssicheren) elektronischen Archivierung oder bei Workflow-gestützten Vorgängen.

Durch die hohe Skalierbarkeit werden den Anforderungen von kleinen Teams und Arbeitsgruppen, aber auch einer unternehmensweiten Anwendung entsprochen. Benutzer arbeiten mit der Windows Desktop Anwendung im Microsoft Office 2010 Look & Feel, mit der neuen Rich-Internet-Anwendung (RIA) oder nutzen die Integration von InfoShare in Fachanwendungen oder Web-Portale.

Die Produktfamilie wird durch weitere leistungsfähige Komponenten und ergänzende Module ergänzt, die zusammen ein vollumfängliches Werkzeug für das Informationsmanagement bilden.
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PROSale ist qualifizierter Ansprechpartner für Verkauf, Installation, Schulung und Anpassungen zur Outlook-basierten Projektmanagementlösung InLoox.

InLoox ist die Projektverwaltung, die mitten in Outlook arbeitet. Die Software erleichtert das kombinierte Management von Projekten, Dokumenten und Budgets – eine leistungsfähige Unterstützung für den Business-Alltag.

- Informationsplattform für Projekte
- Vorgangs-, Aufwands- und Zeiterfassung
- Termin- und Projektplanung & -Überwachung
- Teamkoordination / einfache Ressourcenverwaltung
- Dateiablageverwaltung, Dokumentenmanagement
- Projektcontrolling / Kostenkontrolle
- Projektdokumentation und Berichterstellung
- Budgetierung und Kalkulation von Projekten
- Projektabrechnung, Rechnungsaufbereitung



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Scannen, Verteilen, Verwalten und Archivieren ALLER Ihrer Dokumente

Informationen sind das A und O im Unternehmen. Wenn Kunden oder Kollegen anrufen und eine Frage haben, brauchen Sie sofortigen Zugriff auf alle relevanten Informationen. Keine Zeit, noch Papierstapel nach dem richtigen Schriftstück zu durchwühlen oder nachzudenken, wo man eine ganz bestimmte Datei gespeichert hat.

PaperPort Professional 12 ist die weltweite Nummer 1 unter den Dokumentenmanagementlösungen für den Desktop. PaperPort ist leistungsstark, umweltfreundlich und erstaunlich leicht zu verwenden. Es arbeitet mit Microsoft®

Windows® zusammen und macht das Scannen oder Konvertieren von Dokumenten aller Art zum Kinderspiel - seien es gedruckte Dokumente, Fotos, Formulare oder elektronische Dateien. PaperPort erzeugt daraus originalgetreue und durchsuchbare PDFs nach Branchenstandard. Sie können damit alle Ihre Dokumente visuell organisieren und verwalten, Informationen auf Anhieb finden und sogar vertrauliche Daten sicher weiterleiten. Ihr ganzes Büro besser organisieren als je zuvor. Mit PaperPort steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, senken Kosten und verbessern den Kundendienst - mit deutlich positiven Auswirkungen auf das Betriebsergebnis. Kein schlechter Wettbewerbsvorteil. ...

Effiziente Komplettlösung für alle Bereiche einer zeitgemäßen Unternehmensverwaltung

Durch entsprechende Modulkonfiguration passt sich TOPIX:8 an die unterschiedlichsten Anforderungen kleiner und mittelständischer Betriebe in allen Dienstleistungsbranchen, im Medienbereich, in Agenturen, in Produktionsbetrieben und im Handel an.

Die nahtlose Integration aller Funktionsbereiche in einem einzigen System sorgt für einfache Bedienbarkeit und für eine ungewöhnlich gute Übersicht.


Was wollen Sie? „Mehr“?
Übersicht
- Bedienerfreundliche und besonders übersichtliche Benutzeroberfläche
- Einfache Bedienbarkeit -¬ damit leichte Einführung und geringer Schulungsaufwand
- Vielfältige betriebswirtschaftliche Auswertungsmöglichkeiten

Sicherheit
- Spezielle Zugriffssteuerung, individuelle Zugriffsrechte für Programmbereiche, spezielle Funktionen und einzelne Datensätze
- Dedizierte Benutzerverwaltung mit 7-stufigem Vertraulichkeitssystem
- Zukunfts- und Investitionssicherheit: TOPIX ist seit 1990 erfolgreich auf dem Markt aktiv

Leistungsstärke
- Modulare Komplettlösung – ohne Programmierung anpassbar an viele Anforderungen
- Hohe Skalierbarkeit: diverse Ausbaustufen von der Einzelplatz-Einstiegsversion bis zur mehrplatz- und mandantenfähigen Client-/Server-Betriebsverwaltung, dabei identische Benutzeroberfläche und Datenstruktur
- Vollständig integriertes System mit ungewöhnlicher Funktionsbreite: Alle Organisations- und Verwaltungsfunktionen in einem Programm
- Viele Sonderfunktionen für spezielle branchenspezifische Belange
- Einsetzbar unter MS Windows und auf Apple Macintosh, auch in gemischten Umgebungen

„Mehr“
- Überschaubare Investitionskosten bei minimalen Installations-, Einarbeitungs- und Schulungszeiten sowie geringem Pflegeaufwand
- Umfassender Service durch qualifiziertes TOPIX-Personal (nicht durch einen Helpdesk)
- Permanente Weiterentwicklungen: anhaltende Qualität und fortlaufende Aktualität von TOPIX:8
- Updates werden im Rahmen der Standardpflegeverträge kostenfrei zur Verfügung gestellt
- Updates sind schnell und einfach vom Anwender selbst einspielbar

Hauptmodule und -funktionen im Überblick
- CRM
- Terminmanagement & Aufgabenverwaltung mit Delegierung und Ergebnisverfolgung
- Smartphone-Anbindung, iPhone-Anbindung & Telefonanbindung
- Dokumentenmanagement und Archiv
- ERP
- Auftragsabwicklung/Faktura
- Warenwirtschaft
- Projektverwaltung
- Finanzen mit Zahlungsverkehr/Banking
- DATEV-Schnittstelle
- Personalverwaltung
- Lohnbuchhaltung
- Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung
- ELSTER-Schnittstelle
- Publishing
- Berichte, Analysen, Management-Informationen, Business Intelligence (BI)

Technologie
Relationale Client-Server-Datenbank 4D Server (im Lieferumfang enthalten).

Schnittstellen
ASCII, DATEV, XML, SOAP, ODBC, SQL.
Anbindung von Oracle oder anderen Datenbanken und Java-Applikationen möglich. Universalschnittstelle für die Anbindung an beliebige Fremdsysteme. ...

DOKuStar von Open Text/Captaris ist eine OCR-Software, die gescannte Dokumente und Belege klassifiziert, die spezifischen Informationen extrahiert und anschließend an die Verarbeitungssoftware übergibt.

DOKuStar automatisiert die Analyse und Klassifizierung von Dokumenten, extrahiert die entsprechenden Daten und versetzt Sie somit in die Lage, Belege, Rechnungen oder sonstige papiergebundene Formulare effizient zu bearbeiten. Hierdurch lassen sich Geschäftsabläufe ermitteln, welche die automatisierte Verteilung der Vorgänge ermöglichen.

Darüber hinaus können Sie die Archivierung, und damit verbunden auch die spätere Suche, digitalisieren, was ebenfalls zu einer Einsparung von Bearbeitungszeiten führt.

Mit der „Adaptive Read Technology“ (ART), beinhaltet DOKuStar zudem ein patentiertes Verfahren, wodurch die Software bei jedem Scanvorgang „lernt“, wo welche Informationen auf den jeweiligen Formularen zu finden sind. Dieses „Wissen“ erleichtert das Auslesen ähnlicher, unbekannter Dokumente und optimiert dadurch die Qualität der erfassten Daten.

Hinzu kommt die „Adaptive Classification Technology“ (ACT), die von gescannten Beispieldokumenten die Basisinformationen ausliest und für zukünftige Fälle speichert. Dadurch haben Sie von Beginn an eine hohe Erkennungsleistung. Sie definieren die auszulesenden Bereiche, DOKuStar wendet dieses Wissen bei allen Dokumenten an und verarbeitet diese, ohne dass Sie noch einmal eingreifen müssen.

Auch die Weiterverarbeitung wird über definierte Prozesse geregelt. Sie weisen den einzelnen Dokumenten oder den darauf befindlichen Datenfeldern „Aufgaben“ zu, DOKuStar gibt die Informationen dann automatisch an die entsprechenden Geschäftsprozesse weiter. So können einzelne Daten aus einem Dokument an verschiedene Prozesse übergeben werden.
Damit ein reibungsloser Datentransfer gewährleistet ist, bietet DOKuStar mehrere Schnittstellen, die eine Anbindung an diverse Verarbeitungsprogramme ermöglichen.

Hohe Flexibilität, einfache Bedienung, keine aufwendigen Schulungen und qualitativ hochwertige Ergebnisse von Beginn an sind die Hauptmerkmale dieser Software-Lösung.

iXenso Software-Solutions ist ein zertifizierter Partner der Open Text Document Technologies GmbH (ehemals Captaris) und bietet Ihnen verschiedene Leistungen im Bereich Prozess- und Dokumentenmanagement an. Mit DOKuStar haben wir dabei eine der innovativsten OCR-Lösungen in unserem Produktportfolio.
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DOXiS4 bietet umfassende Funktionen zum Dokumentenmanagement und zur Zusammenarbeit im Team (Collaboration) an. Im Mittelpunkt steht der DMS Service, der insbesondere auch „lebende“ (= veränderbare) Dokumente und Akten verwaltet und eine Versionsverwaltung sowie Mechanismen zum Check-in/-out bereitstellt.

Wissen unterliegt heutzutage einem ständigen Wandel und die Fülle an Informationen wird immer größer. Damit dieses kostbare und mitunter teuer erworbene Wissen nicht in den Köpfen der Mitarbeiter verschwindet und vor dem Hintergrund, dass Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und somit auch das Wissen unwiederbringlich dem Firmenkapital abgezogen werden muss, wurde ISAKS ins Leben gerufen.

ISAKS ist eine Suchmaschine mit einer einfach zu bedienenden grafischen Oberfläche. ISAKS findet auf Ihrem privaten Heim-PC z.B. alle Briefe, Musikdateien oder Bilder. In Unternehmen wird es auch als Archivsystem, für das Dokumentenmanagement oder als Wissensdatenbank genutzt. ISAKS findet Informationen auch in Netzwerken und bereitet das Suchergebnis strukturiert auf.

Informationen aus den unterschiedlichsten Anwendungen z.B. Fax, Email, Officelösungen oder auch bildverarbeitender Programme können von ISAKS formatübergreifend gefunden werden. Unterstützt werden alle gängigen Dateiformate.

In der jahrelangen Zusammenarbeit mit Unternehmen tauchte eine Frage immer wieder auf: „Wie kann man dezentrale Daten am besten zentral verwalten, damit alle autorisierten Personen die gesuchten Informationen einfach finden und schnell darauf zugreifen können?“ Die Antwort kommt mit ISAKS, der eigens von help@work entwickelten Software.

Sie brauchen sich keine Gedanken mehr zu machen, wohin Sie etwas gespeichert haben – ISAKS weiß es. Die gewünschten Verzeichnisse mit gespeicherten Informationen werden überwacht und indexiert. Dieser Index kann um ein Vielfaches schneller abgefragt werden.

Außerdem erstellt ISAKS für viele Formate eine Dokumentenvorschau. Suchergebnisse lassen sich so sehr schnell sichten und verarbeiten.

Bereiche, in denen ISAKS Anwendung findet:
- Netzwerksuchmaschine
- Desktopsuchmaschine
- PDF Erzeugung von .doc, .xls, .ppt, etc.
- Verschlagwortung von Dokumenten aller Art
- FAQ bei Hard- und Software Herstellern
- Zentrales Speichersystem für unternehmensrelevante Daten
- DMS Dokumenten-Management-System
- Verwaltung von Mediadaten wie Musik-, Video- oder Bilddateien
- Email-Archivsystem
- Daten-Archivsystem, u.a.
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