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DIGITALE PERSONALAKTE

Für die Personalarbeit sind Dokumente und personenbezogene Daten – egal in welcher Form sie vorliegen – eine wichtige Grundlage: Angefangen von den Bewerbungsunterlagen über Beurteilungen, Urlaubsanträge, bis hin zu Zeugnissen – kurz sämtliche Informationen, die das persönliche und dienstliche Verhältnis des Arbeitnehmers betreffen und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

WENIGER AUFWAND. MEHR EFFIZIENZ

In der Digitalen Personalakte (DPA) von Wilken werden personenbezogene Dokumente und Daten – unabhängig von ihrer Form – gesammelt, digitalisiert und verschlagwortet auf einem zentralen Server abgelegt. Die papiergebundene Personalaktenhaltung wird damit überflüssig.

DIE WICHTIGSTEN VORTEILE IM ÜBERBLICK

- Schneller Zugriff auf Dokumente durch Index- und Volltextsuche
- Geringe Zugriffs-, Ablage- und Transportzeiten durch zentrale, digitale Ablage
- Geringer Schulungsaufwand der Fachabteilung
- Übernahme der Personalstammdaten anhand von Importschnittstellen aus allen gängigen Personalabrechnungssystemen
- Jeder Zugriff wird dokumentiert
- Gezielte Berechtigungssteuerung
- Einfache Anbindung von Drittanwendungen
- Auch als Web 2.0-Clients auf Basis MS Silverlight
- Revisionssichere Ablage der Informationen und GDPdU-konforme Speicherung
- Übernahme von Dokumenten per Drag/Drop in die Personalakte
- Anbringen von Annotationen und elektronischen Stempeln auf den Dokumenten
- Exportfunktion
- Mehrsprachigkeit
- uvm.

DIE FUNKTIONEN IM ÜBERBLICK

- Automatisierte Übernahme der Personalstammdaten
- Zentrale Anzeige relevanter Daten auf der Mitarbeiterakte
- Einfache Bedienung durch intuitive Benutzeroberfläche
- Schnelle Erstellung von Dokumenten durch MS Office Integration
- Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
- Berechtigungsgesteuerte Notizen
- Berechtigungsgesteuertes Verdecken von Passagen

SYSTEMVORAUSSETZUNGEN

Um einen optimalen Einsatz der digitalen Personalakte zu gewährleisten informieren Sie sich über die Systemvoraussetzungen.

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Die fortschreitende Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen und Institutionen erfasst immer mehr auch den Bereich der unstrukturierten bzw. schwach strukturierten Informationen, wie z.B. elektronische Dokumente, Formulare, E-Mails usw. Daraus entsteht der Bedarf für übergreifendes Informationsmanagement, das Prozesse, Informationen und moderne Kommunikationsmittel vereint.

Dies erfordert den Einsatz von Softwaresystemen, die eine voll elektronische Abwicklung von informationsgestützten, strukturierten und ad hoc Geschäftsprozessen erlauben und so die Grundlage für eine weitreichende Neuorganisation der Abläufe und der geschäftlichen Kommunikation bilden.

Wilken bietet mit Kendox InfoShare eine effiziente, einfach anwendbare integrierte Vorgangssteuerung. Da die Anforderungen in den jeweiligen Anwendungsumfeldern verschieden sind, arbeitet Wilken darüber hinaus mit mehreren Technologiepartnern zusammen, die Geschäftsprozesslösungen anbieten.
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Die InfoShare Produktfamilie ist für den professionellen Einsatz in Unternehmen und Institutionen konzipiert, die das Management von elektronischen Dokumenten, Informationen, Akten und Prozessen auf eine sichere Grundlage stellen wollen und ein effizientes Dokumentenhandling suchen. Sei es beim Dokumentenmanagement (DMS), bei der rechtskonformen (revisionssicheren) elektronischen Archivierung oder bei Workflow-gestützten Vorgängen.

Durch die hohe Skalierbarkeit werden den Anforderungen von kleinen Teams und Arbeitsgruppen, aber auch einer unternehmensweiten Anwendung entsprochen. Benutzer arbeiten mit der Windows Desktop Anwendung im Microsoft Office 2010 Look & Feel, mit der neuen Rich-Internet-Anwendung (RIA) oder nutzen die Integration von InfoShare in Fachanwendungen oder Web-Portale.

Die Produktfamilie wird durch weitere leistungsfähige Komponenten und ergänzende Module ergänzt, die zusammen ein vollumfängliches Werkzeug für das Informationsmanagement bilden.
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Um Anwender in ihrem mobilen Arbeitsalltag von der Abhängigkeit eines freien und nahen Arbeitsplatzes für die Erstellung eines Diktats zu lösen sowie die mitzutragende Geräteanzahl für den Anwender zu verringern, hat 4voice mit der voice4mobile App eine Lösung entwickelt, die diesen Ansprüchen Rechnung trägt. Mit der App von 4voice können Sie auf ihrem iPhone, iPod Touch oder iPad überall Diktate aufzeichnen und bequem zur Weiterverarbeitung versenden. Lästiges Tippen oder Notizen auf einem Zettel gehören mit der App von 4voice der Vergangenheit an, da das Diktat eindeutig einem Kunden zugeordnet werden kann. Durch die zeitnahe Erstellung der Diktate zum Beispiel auf einem Smartphone wird die Dauer der Dokumentationserstellung weiter verkürzt und trägt somit zur Prozessoptimierung bei.

Zur Sicherstellung des eindeutigen Kundenbezugs lassen sich die mobil aufgezeichneten Diktate bereits am Smartphone durch manuelle Dateneingabe oder Barcodescan mit einem direkten Kundenbezug versehen. Bei Zusammenarbeit mit einem Verwaltungssystem kann zudem der Import einer Arbeitsliste auf das Smartphone umgesetzt werden, über die alle zum Diktat ausstehenden Berichte mit Kundenbezug angezeigt werden. Über die Möglichkeiten einer Umsetzung beraten wir Sie gern.

Mit der 4voice-Lösung können auch mobile Diktate, die mittels professioneller Diktierapplikationen (wie Dictamus, AndRecorder, etc.) auf einem Smartphone aufgezeichnet wurden, problemlos in den Diktierworkflow aufgenommen und weiterverarbeitet werden.

Serviceleistungen der 4voice AG – bei uns bekommen Sie das Sorglos-Paket

4voice stellt Ihnen als Lösungsanbieter das Sorglos-Paket zur Verfügung. In einem Beratungsgespräch analysieren wir mit Ihnen, welche Arbeitsweise und entsprechende Software-Bausteine für Sie sinnvoll sind. Durch die Zusammenarbeit mit den führenden Herstellern von Diktiergeräten, Handmikrofonen oder Headsets finden Sie hier eine große Auswahl an Eingabegeräten. Auch die Installation übernimmt unser Serviceteam bei Ihnen vor Ort und schult Sie umfangreich, so dass Sie im Anschluss sofort mit unseren Programmen arbeiten können. Abgerundet wird das Angebot durch den optionalen Wartungsvertrag, der Ihnen kostenfreie Updates für die nächsten drei Jahre bietet.

Mit speziellen Modulen erleichtern wir Ihnen die Arbeit mit unseren Lösungen:

• Fachvokabulare mit erweiterter Vokabularpflege, -service und -versicherung
• Wortlistenmanagement zur steten Erweiterung des Vokabulars unter Kollegen
• Textbausteinmodul für wiederkehrende Texte mit einzelnen Änderungen
• Statistikmodul
• Virtueller DSS-Kanal für optimale Tonqualität in Citrix Umgebungen
• Automatische Verarbeitung von eigehenden Diktaten, z.B. von Smartphones

Integrationen in bestehende Geschäftssoftware – wir passen überall rein

Über Schnittstellen ist die 4voice-Lösung in alle relevanten Managementsysteme integrierbar. Zusätzlich können alle diktierten Dokumente direkt in MS Office-Anwendungen, Archiv- und CRM-Systeme diktiert, abgespeichert und weiterverarbeitet werden. Auch die Lauffähigkeit unter Citrix und Windows Terminal Server ist garantiert.
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Der Einsatz der Spracherkennungssoftware führt zur schnelleren Bearbeitung der Schriftstücke und spart gegenüber der herkömmlichen Arbeitsweise in etwa die Hälfte der Zeit. Schriftverkehr und Dokumente werden zügig und termingerecht bearbeitet und fertig gestellt. Das führt zu Kostenreduzierung bei gleichzeitiger Produktivitätssteigerung. Weiter steigert die Arbeit mit der voice4customer Software die Prozesstransparenz und -qualität.

Die schnelle Verfügbarkeit von Besuchsberichten und somit schnelle Reaktion des Anbieters auf Kundenfragen ist ein wichtiges Kriterium für hohe Kundenzufriedenheit. Mit Spracherkennung von 4voice fallen lange Wartezeiten weg und die Kollegen haben den geschriebenen Text bereits in kurzer Zeit zur Weiterbearbeitung vorliegen. Für eine hohe Erkennungsrate baut die 4voice AG dabei mit ihrer eigenen Softwareentwicklung auf der Spracherkennungssoftware Dragon NaturallySpeaking 11.5 von Nuance Communication Inc. auf. Die Anpassung an einen individuellen Fachwortschatz und den eigenen Diktierstil erhöhen die Effizienz der 4voice-Produkte.

Die Arbeitszeit für Diktate der Sekretärinnen fällt komplett weg. Das heißt, die Sekretärinnen können sich mehr um Arbeiten wie Terminvergabe und Koordination, hausinterne Abrechnungen, Rechnungsstellung/Mahnwesen kümmern.

Unsere Lösung voice4customer ist für alle gleichermaßen bestens geeignet. Einsatzmöglichkeiten finden sich in folgenden Berufsgruppen: Außendienstmitarbeiter, Berater, Gutachter, Produktionsleiter, Reporter, Sachbearbeiter, Sachverständige, Techniker, Vertriebsleiter, u.v.m.

Informieren Sie sich in unserem Online-Shop über unsere Angebote für Spracherkennungspakete.

Weitere Informationen über die Spracherkennungslösung finden Sie unter diesem Link ...

Wednesday Signing Tool ist eine Lösung zum rechtskonformen Versenden von elektronisch signierten Rechnungen. Eine elektronische Signatur erfüllt technisch den gleichen Zweck wie eine eigenhändige Unterschrift auf Papierdokumenten. Man versteht darunter, dass man digitale Daten mit elektronischen Informationen versieht, mit denen man den Unterzeichner bzw. den Signaturhersteller identifizieren und somit die Integrität der elektronischen Information prüfen kann. Wednesday Signing Tool arbeitet mit dem unabhängigen Trust Center der Deutschen Post, der SignTrust zusammen. Elektronische Rechnungen erhalten eine eindeutige zu identifizierende Signatur. Der Versand elektronischer Rechnungen bietet ein hohes Einsparungspotential, da neben Porto-, Papier- und Druckkosten auch Arbeitszeit eingespart werden kann und zu einer Prozessoptimierung führt. ...

[i]-match ist die intelligente Autorenunterstützung und Terminologiemanagementlösung von itl.
[i]-match unterstützt Sie bei der konsistenten Wiederverwendung von Terminologie und Sätzen, bei der Qualitätssicherung und bei einem effizienten unternehmensweiten Terminologiemanagement.

Im Zuge der Kostenoptimierung und Beschleunigung der Produktionsprozesse in der technischen Redaktion sind im Laufe der letzten 15 Jahre sukzessiv Systeme und Prozesse eingeführt worden, die die Erstellung und Übersetzung von technischen Informationen effizienter gestalten. Alle Systeme basieren auf dem Ansatz, durch automatische Wiederverwendung einer bereits erstellten und übersetzten Information Aufwand und somit Kosten zu reduzieren.

Nach wie vor werden jedoch in der technischen Redaktion zahlreiche quellsprachliche Textvarianten für ein und denselben Sachverhalt generiert, die alle in jeder Variante in zahlreiche Sprachen übersetzt werden.

Die Autorenunterstützung [i]-match von itl schafft Abhilfe, indem sie ermöglicht, einmal geschriebene Wörter und Sätze konsistent wiederzuverwenden.

Diese Konsistenz führt zu qualitativ hochwertigen Texten, zur Vermeidung von quellsprachlichen Textvarianten und damit zu reduzierten Übersetzungskosten.

[i]-match bietet folgende Funktionen:

- Vollintegrierte Autorenunterstützung in Frame- Maker und Word und alle damit arbeitenden Redaktionssysteme

- Vollintegration in beliebige CMS-, PIM-, SAP- oder Redaktionssysteme und weitere Editoren über eine frei verfügbare API-Schnittstelle

- Terminologie- und Satzpflege direkt aus dem Erstellsystem heraus

- Hochperformante Echtzeitsuche und Batch-Prüfung für einzelne Seiten oder ganze Dokumente, selbst bei vielen Millionen von Daten

- Unternehmensweiter Zugriff auf die webbasierte Terminologie- und Satzdatenbank mit umfangreichen Import- und Exportschnittstellen

- Intelligente phonetische und approximative Suche nach Sätzen und Termen mit „Google“-Funktion

- Automatische Terminologie-Extraktion mit webbasiertem Evaluationsportal

[i]-match: Autorenunterstützung für Redakteure in FrameMaker, Word und Redaktionssystemen

[i]-match: weltweites Terminologiemanagement

Die [i]-match-Datenbank verwaltet Fachterminologie wie auch Standardsätze mehrsprachig begriffsorientiert und bietet umfangreiche Möglichkeiten, dazu Metadaten sowie Grafiken, Filme, Dokumente und Links zu hinterlegen. Dies ermöglicht die strukturierte Ablage und ein schnelles Wiederfinden – im ganzen Unternehmen – webbasiert – weltweit! Import- und Exportschnittstellen ermöglichen, Daten im Batch ein- und auszulesen, auch direkt aus den Erstellsystemen.

[i]-match unternehmensweit nutzen

Mit der frei verfügbaren API-Schnittstelle ist es möglich, [i]-match in nahezu alle Unternehmenssysteme einzubinden. [i]-match-Funktionalität wird so z.B. auch in CMS-, PIM-, SAP- oder Redaktionssystemen verfügbar. Mit dieser Unterstützung kann damit auch dort Terminologie- und Satzkonsistenz erzielt werden. ...

[i]-frame ist die professionelle FrameMaker-Unterstützung mit FrameScript: für automatisiertes effizientes Arbeiten, intelligentes Variablenmanagement, optimierte Qualitätssicherung und professionelle Unterstützung für Fremdsprachen-Publikationen.

Sich ständig wiederholende Arbeitsabläufe – umständliche Routinetätigkeiten – fehlende Funktionen in FrameMaker – Funktionen, die in Frame- Maker zwar vorhanden, aber nicht ohne weiteres über die normale Benutzeroberfläche zugänglich sind: dies alles erschwert das tägliche Arbeiten in FrameMaker.

Seit vielen Jahren bietet itl zahlreiche Lösungen basierend auf FrameScript an, welche die Erstell-, Prüf- und Publishing-Prozesse mit FrameMaker bedeutend verbessern und effizienter machen.

Mit der Lösung [i]-frame bietet itl eine umfassende FrameScript-Sammlung an, die das Arbeiten in FrameMaker erleichtert und den FrameMaker-Anwender bei der Erstellung von Dokumenten umfassend unterstützt.

i]-frame ist sowohl einsetzbar für Aufgaben der täglichen Dokumentationspraxis als auch für spezielle Anforderungen, wie z.B. zur Dokumentbereinigung, zur Qualitätssicherung mit Hilfe von Prüfroutinen, zur Entwicklung und Verwaltung von Templates und Variablen sowie zur verbesserten Erstellung fremdsprachiger Dokumente.

itl bietet vier Module von [i]-frame an:

- [i]-frame Base Pack
- [i]-frame Quality Pack
- [i]-frame Extended Pack
- [i]-frame Translation Pack

Zur Nutzung von [i]-frame ist das FrameMaker-Plug- In „ElmScript/FrameScript“ notwendig. Unsere Website www.i-frame.itl.info enthält Details zu den technischen Voraussetzungen, zu den Kosten und zu den Bestellmöglichkeiten.

Die [i]-frame-Module

Das [i]-frame Base Pack Das [i]-frame Base Pack ist die unentbehrliche Erleichterung beim täglichen Arbeiten in Frame- Maker.

- Verbesserte Navigation in FrameMaker
- Erweiterte Grafikunterstützung
- Kapitel-Inhaltsverzeichnisse
- Sortierfunktionen für Tabellen, Glossare und Absätze
- Komfortable Zuweisung von Absatz- und Zeichenformaten sowie Variablen- und Umbrucheinstellungen über den Multi-Katalog.

Das [i]-frame Quality Pack

Das [i]-frame Quality Pack unterstützt Sie bei Ihren Qualitätssicherungsaufgaben.

- Template-Erstellung basierend auf allen Formaten eines Buchs
- Reports für Absatz- und Zeichenformate, Formatierungs- Abweichungen, verwendete Vorgabeseiten und Nummerierungseinstellungen
- Komfortable Änderung der Absatz- und Zeichenformate direkt im Reportdokument und Re-Import der geänderten Formate
- Automatische Ersetzung von Farben im Dokument oder Buch
- Automatisches Löschen von nicht verwendeten Vorgabeseiten, Formaten und Farben
- Reportfunktionen für Absatz-, Zeichen- und Tabellenformatüberschreibungen sowie für referenzierte Grafiken und Texteinschübe, die im Dateisystem nicht vorhanden sind.

Das [i]-frame Extended Pack

Das [i]-frame Extended Pack perfektioniert das Arbeiten mit Variablen und Bedingungen und enthält Scripts zur Template-Entwicklung und weitere Speziallösungen.

- Report für Variablennamen und Variableninhalte
- Effiziente Änderungsmöglichkeit der Variablendefinitionen direkt im Report und deren Rückübertragung in ein Dokument oder Buch
- Einfache Verwaltung in und Übernahme von Variableninhalten aus Excel
- Optionale Anzeige von Bedingungsnamen im Text
- Reportfunktion für Elementdefinitionen
- Report über alle Farben eines Dokuments oder Buchs.

Das [i]-frame Translation Pack

Das [i]-frame Translation Pack optimiert die Vor- und Nachbereitung Ihrer Fremdsprachen-Dokumente.

- Automatisches Verschieben von Marken an den Satz- oder Absatzbeginn
- Automatische FM-MIF-Konvertierung
- Schnelles Auffinden von Überläufen in Textrahmen und von Zeilenumbrüchen ohne Trennung
- Sprachspezifische Anpassung für Sortierreihenfolgen im Index
- Automatische Erstellung von Statistiken für Seitenzahl, Wortzahl und Anzahl der Grafiken
- OWP-Palette: Erleichterte Eingabe und Kontrolle von fremdsprachlichen Sonderzeichen im Frame- Maker. ...

PROSale ist qualifizierter Ansprechpartner für Verkauf, Installation, Schulung und Anpassungen zur Outlook-basierten Projektmanagementlösung InLoox.

InLoox ist die Projektverwaltung, die mitten in Outlook arbeitet. Die Software erleichtert das kombinierte Management von Projekten, Dokumenten und Budgets – eine leistungsfähige Unterstützung für den Business-Alltag.

- Informationsplattform für Projekte
- Vorgangs-, Aufwands- und Zeiterfassung
- Termin- und Projektplanung & -Überwachung
- Teamkoordination / einfache Ressourcenverwaltung
- Dateiablageverwaltung, Dokumentenmanagement
- Projektcontrolling / Kostenkontrolle
- Projektdokumentation und Berichterstellung
- Budgetierung und Kalkulation von Projekten
- Projektabrechnung, Rechnungsaufbereitung



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