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Docusnap - Softwarelösung für IT Dokumentation (Version 6.2)

Die Softwarelösung Docusnap der itelio GmbH bietet mit ihren umfangreichen Funktionen eine professionelle und zeitsparende Lösung für die Implementierung eines strukturierten und automatisierten Dokumentationsprozesses für die komplette IT Infrastruktur. Docusnap unterscheidet sich markant von anderen, am Markt verfügbaren Softwareprodukten: Die obligatorische Inventarisierung von Hard- und Software, die die Basis jeder IT Dokumentation bildet, erweitert Docusnap auf das Active Directory, Server Konfigurationen, Dateisysteme und virtualisierte Systeme. Zusätzlich bietet Docusnap als einzige Softwarelösung in einem Produkt neben der reinen Inventarisierung auch die Visualisierung der erfassten Daten, eine auf NTFS basierende Berechtigungsanalyse und ein transparentes Lizenzmanagement an. Fehlerquellen, die bei manuellen Zusammenführungen aus verschiedenen Softwareprodukten latent bestehen, sind durch den Einsatz von Docusnap eliminiert. Zudem macht ein ausgeklügeltes Lizenzmodell den Einsatz von Docusnap in Unternehmen jeder Größe und Branche wirtschaftlich. So einfach und effizient funktioniert Docusnap: Im ersten Schritt einer IT Dokumentation mit Docusnap wird der Ist-Zustand eines Netzwerkes agentenlos erfasst. Inhalt und Zeitpunkt der Inventarisierung steuert der Anwender über den Docusnap Server. Die ausgelesenen Daten speichert Docusnap zentral in einer mitgelieferten Datenbank (wahlweise SQL oder Access). Highlight: Docusnap ist mandantenfähig, d.h. IT-Dienstleister oder Konzerne verwalten die Netzwerkdaten ihrer Kunden/Tochterfirmen in einer einzigen, zentralen Datenbank! Im zweiten Schritt werden die in der Datenbank abgelegten Werte von Docusnap automatisiert in zahlreichen Formaten aufbereitet und dokumentiert. Der Anwender kann optional verschiedene Teilbereiche des Netzwerkes in verschiedenen Standardformaten automatisiert visualisieren. Ein weiteres Highlight ist die Option, direkt in und aus Docusnap IT Konzepte ohne eine zusätzliche textverarbeitende Software zu erstellen. Die in der Docusnap Datenbank abgespeicherten Werte können direkt in die jeweiligen IT Konzepte übernommen und später jederzeit auf Basis der letzten Inventarisierung aktualisiert werden. Beide Prozesse werden nach erstmaliger Konfiguration des Docusnap Servers (Bestandteil der Softwarelösung - keine eigene Installation notwendig) automatisch angestoßen - ohne weiteren Eingriffe des Anwenders. Tagesaktuelle Netzwerkdokumentationen sind jederzeit griffbereit. Komprimierte Übersicht der wichtigsten Docusnap Funktionen: Inventarisierung und Dokumentation - Microsoft Server und Workstations - Linux und Mac Rechner - Virtuelle Rechner und VMware Hosts - Active Directory - Dateisysteme - SNMP-fähige Systeme, z. B. Router, Switches, Firewalls, Netzwerkdrucker - Microsoft Exchange und SQL Server Applikationen - Microsoft DHCP/DNS Serverdienste - Symantec Backup Exec - Oracle Datenbankserver - DFS-Stämme für Windowsserver - VLAN-Konfigurationen Visualisierung Nach der Speicherung der Daten in einer Microsoft SQL- oder Access Datenbank generiert Docusnap Ausgabedokumente in verschiedenen Formen: Übersichtspläne (Microsoft Visio, HTML) - Netzwerkübersichtspläne - Exchange Server Pläne - Active Directory Pläne - Netzwerkpläne usw. Zusammenfassungen und Listen (Microsoft Word/Excel, HTML, PDF) - Installierte Software - Gescannte Hardware - Active Directory Benutzer(gruppen) Datenblätter für jedes inventarisierte System (HTML, PDF) - Partitionen und Festplatten - Speicher und Prozessoren - Dienste usw.. Berichte - Standardberichte für verschiedene Daten - Einbindung von Corporate Identity und Corporate Design des Unternehmens oder der Kunden - Eigener Berichtsdesigner für individuelle Berichte Anpassung mit Modul Customizing Mit den umfangreichen Funktionen des optionalen Moduls Customizing passt der Anwender Docusnap an die individuellen Anforderungen seines Unternehmens an. Wird für ein System z. B. eine zusätzliche Information benötigt, kann mit Customizing sogar die Datenstruktur und auch die Oberfläche von Docusnap entsprechend erweitert werden. Wartung, Support und Schulungen Docusnap wird permanent an aktuelle Technologien angepasst. Wartungsverträge werden zu günstigen Konditionen angeboten. Der Abschluss eines Wartungsvertrages garantiert dem Anwender die Verfügbarkeit der jeweils aktuellen Docusnap Version. Bei Fragen zur Software erhalten Anwender Unterstützung durch die Support Hotline bzw. entsprechende Lösungsansätze zeitnah per E-Mail. Anwenderschulungen werden zentral in verschiedenen Städten in Deutschland, Österreich und der Schweiz angeboten. Individuelle Schulungen direkt beim Kunden werden auf Anfrage vereinbart. Referenzen Mehr als 3000 Kunden (öffentliche Einrichtungen, Banken, Konzerne, IT-Dienstleister und Unternehmen jeder Größe und Branche) nutzen Docusnap seit Jahren erfolgreich in nahezu allen Unternehmensbereichen. Die ständige Anpassung der Software an neueste IT Technologien ist Garant für die Nachhaltigkeit einer Investition in Docusnap. Referenzkunden nennen wir gerne auf Anfrage. Mehrfach wurde Docusnap in namhaften IT Fachmagazinen positiv bewertet und als Beispiel für die Dokumentation der IT Infrastruktur in IT Praxisbüchern genutzt. Die Qualität der Softwarelösung Docusnap belegen die Benennung als Innovationsprodukt durch die Jury der „initiative mittelstand“ und die Verleihung des Gütesiegels „Software made in Germany“ durch den BITMi (größter IT Fachverband mittelständischer Unternehmen in Deutschland). Beispiele für Einsatzmöglichkeiten - Automatisierter Dokumentationsprozess für tagesaktuelle Informationen zur IT-Umgebung - Übersicht und Entscheidungsgrundlage für IT-Leiter und Administratoren - Entlastung des IT-Personals von zeitraubenden Routine-Dokumentationsaufgaben - Sicherheitsaspekte für IT-Security Beauftragte - Beratungs- und Projektplanungsgrundlage für IT-Dienstleister - Basis für Bugdetplanungen - Basis für optimales Lizenzmanagement (SAM) - Integrierte Vertragsverwaltung für Controlling-Personal - Grundlage für Revisionen, Audits, Wirtschaftsprüfungen und Datenschutz - Unterstützung für Einarbeitung neuer Mitarbeiter - Schnelle Übersicht im Netzwerk für externe IT Dienstleister - Informationsquelle für den gesamten IT-Bereich, u. a. zur Unterstützung von Standard-Prozessen wie ISO, ITIL, Notfallkataloge oder Rating gemäß Basel II. Zur Produktliste der Firma

zubIT-CompanyChat

Sichere Unternehmenskommunikation in Echtzeit Unsere Kommunikationsanforderungen wachsen - trotz angeblich jederzeitiger mobiler Erreichbarkeit - ständig. Dabei ist die Überflutung mit asynchronen Nachrichten/E-Mail genauso ein Problem, wie die vergeblichen Versuche, den gewünschten Gesprächspartner direkt zu erreichen, da dieser selbst telefoniert, in einer Besprechung ist oder aber auf Reisen. Dass man dabei immer wieder mit Assistenten spricht, die zwar nett sind, aber das konkrete Anliegen nicht lösen können, macht es für den Kommunikationssuchenden nicht leichter. Eine weitere Aufgabenstellung liegt in der Integration von Mitarbeitern im Außendienst oder aus dem Home-Office in die eigene Unternehmenskommunikation. Instant-Messaging-Lösungen wie Skype oder WhatsApp stellen zwar technisch Werkzeuge zur adHoc-Kommunikation dar, sind aber weder in die unternehmenseigene Infrastruktur eingebunden, erfüllen nicht deren Sicherheitsanforderungen und haben mehr als ein Problem hinsichtlich der Erfüllung deutscher oder europäischer Datenschutzanforderungen. zubIT-CompanyChat ist hier die Lösung: Es bildet die Organisation im Unternehmen ab und stellt ein Recherchewerkzeug zu Verfügung, auch in größeren Unternehmen den gewünschten Ansprechpartner zu finden. Durch die Anbindung an Telefonanlage, Unternehmenskalender oder Zeiterfassung ist für einen Anfragenden direkt sichtbar, ob sein Gesprächspartner verfügbar ist bzw. wie er ihn jetzt am besten erreichen kann. Ob innerhalb des Chats, per Telefon im Büro, E-Mail oder Mobil und diese Kommunikationswege kann er direkt aus dem Programm nutzen: Vergebliche Kommunikationsversuche, die nur Zeit kosten, gehören der Vergangenheit an. Abbildung der Unternehmensstruktur Im Unternehmensnetzwerk erfolgt die Anbindung der Benutzer über die ActiveDirectory. Rollen und Kommunikationsdaten können übernommen werden und für jede Abteilung / Aufgabe werden bei Einrichtung eigene Kommunikationsräume angelegt und die zugehörigen Mitarbeiter hinzugefügt. Gleiches gilt z.B. für Projekte und spezielle Aufgaben, für die eigene Räume genutzt und Mitarbeiter zugewiesen werden können. Über ein Rollen- und Benutzerrechtemodell können Räume vor dem Zugriff geschützt werden. Individuell können eigene / private Kommunikationsräume für die 1:1 oder 1:n-Kommunikation angelegt werden. Eine Suchfunktion erlaubt es, Mitarbeiter anhand des Namens oder ihrer Funktion und Rolle im Unternehmen zu finden. Verfügbarkeit & Status der Mitarbeiter Hat ein Mitarbeiter Zugriff auf einen Raum, kann er alle zugeordneten Mitarbeiter und deren Verfügbarkeit auf einen Blick sehen. Anhand einer Farbskala wird die Verfügbarkeit direkt signalisiert: grün = verfügbar orange = vorrübergehend nicht verfügbar rot = nicht verfügbar Welche Details ein Benutzer sehen kann, wird zum einen durch seine Benutzerrechte und zum anderen durch die Mitarbeiter selbst bestimmt. So kann ein Mitarbeiter bestimmen, dass er generell bei Abwesenheit oder Urlaub nicht erreichbar ist oder seine Mobilrufnummer nur einem bestimmten Benutzerkreis angezeigt wird. Integration von Kalender, Zeiterfassung und Telefonanlage Ein Mitarbeiter kann innerhalb des Programms selbst den Status erfassen, der anderen angezeigt werden soll. Mit dem Microsoft SQL Server als Integrationswerkzeug können zusätzlich Daten aus Kalender, aus der Zeiterfassung oder auch aus der Telefonanlage integriert werden. So kann angezeigt werden, ob ein Mitarbeiter im Büro, außer Haus, in einer Besprechung oder aber auf Reisen ist. In Abhängigkeit vom Status werden die dann verfügbaren Kommunikationsarten angezeigt, z.B. dass während des Urlaubs nur die Kommunikation per E-Mail möglich sein soll. Wird die Telefonanlage angebunden, kann auch angezeigt werden, dass der Mitarbeiter gerade über seinen Firmenanschluss telefoniert und nicht verfügbar ist. Was ein Benutzer im Detail sehen kann, wird wieder durch das Rechtesystem definiert. Assistenten kann Zugriff auf Detailinformationen eingerichtet werden, während andere Mitarbeiter nur die An- oder Abwesenheit sehen. Unterstützung der direkten Kommunikation & Chat Werden für einen Mitarbeiter Kommunikationswege angezeigt, so können diese direkt durch Anklicken genutzt werden. Unterstützt werden aktuell Telefon, Mobilfunk, eMail, Skype (sofern vom Unternehmen erlaubt) und natürlich die integrierte Chat-Funktion. Neben formatiertem Text können auch Bilder eingestellt und übertragen werden. Die Kommunikation im Chat erfolgt innerhalb des gewählten Raums und ist für alle dem Raum zugeordneten Mitarbeiter sichtbar, so dass auch eine Gruppendiskussion möglich ist. Mitarbeiter können für eine persönliche oder vertrauliche Kommunikation direkt individuelle Räume mit zwei oder mehreren Personen einrichten, die nur von den Beteiligten eingesehen werden können. Anbindung Externer, Niederlassungen und HomeOffice zubIT-CompanyChat kann als reine Inhouse-Lösung eingesetzt werden oder - als cloudbasierte Lösung - Mitarbeiter in Niederlassungen, verbundenen Unternehmen und im HomeOffice anbinden. Die externen Beteiligten melden sich an der cloudbasierten Datenbank an und diese synchronisiert Daten und Status transaktionsbasiert mit der Unternehmensdatenbank. Dabei erfolgt die Kommunikation grundsätzlich über verschlüsselte Datenbankprotokolle. Die Software lässt sich einfach verteilen, installieren und aktualisieren und ist auch auf Mobilgeräten mit Windows 10 bereits verfügbar. Eine web-basierte Lösung ist in Vorbereitung, ebenso die Unterstützung weiterer mobiler Betriebssysteme. Zur Produktliste der Firma