Inventar-Management - Fluch oder Segen für KMU

Was muss eine gute Inventar Software können?
Um das Inventar ordnungsgemäß verwalten zu können, müssen umfangreiche Daten erfasst werden. Inventory Manager benötigen Informationen über den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort von Einrichtungsgegenständen und Mobiliar, über seinen Wert, eventuelle Reparaturen und Neukäufe. Innovatives Inventory Management fußt deswegen auf einer Software, mit der Vermögensgegenstände schnell und komfortabel inventarisiert werden können.

Das Inventar sollte sich dabei leicht einer bestimmten Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zuordnen lassen. Für jeden einzelnen Vermögensgegenstand sollte die Software zudem eine Historie anlegen, um zum Beispiel schnell erkennen zu können, wann Reparaturen durchgeführt wurden. Berücksichtigt die Lösung zudem Garantiezeiten, eignet sie sich als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis. Weiteres wichtiges Feature in der Praxis: Die Software sollte mandantenfähig sein, so dass mehrere Mitarbeiter sie parallel nutzen können, ohne dass der eine die Daten des anderen einsehen kann. 


Papierlos auf dem Weg zu digitalen Inventarisierung
„Angesichts solcher Anforderungen dürfte schnell klar sein, dass das Anbringen eines Inventaretiketts keineswegs ausreicht, um alle Verpflichtungen abzudecken“, erklärt Ulrich Hoppe, Consultant der HOPPE Unternehmensberatung.

Er hat mit seinem Team eine Inventarsoftware entwickelt, die Firmen und Kommunen einen schnellen und komfortablen Überblick über ihre Vermögensgegenstände bietet.

So funktioniert die Erstdatenerfassung der Inventargüter
Zunächst erfasst die Inventarsoftware sämtliche Räume und deren Grundrisse. Vordefinierte Eingabefelder für Ort, Gruppe und Kategorie vereinfachen die Ersterfassung. Die Darstellung ist an der bekannten Baumstruktur des Windows Explorers angelehnt und unterteilt sich in bis zu vier hierarchisch geordnete Ebenen nach Kategorie, Kostenstelle und Ort. Zu jedem inventarisierten Gegenstand können Anhänge wie etwa Bilder, Bedienungsanleitungen oder Rechnungen hinzugefügt werden. Im Inventar-Check können die Daten des Inventarplaners zusammengefasst und grafisch dargestellt werden.

Mit der Inventarsoftware können alle Anwender via Netzwerk parallel an entsprechender Inventarliste arbeiten. Ob Protokollierung von Kauf- und Verkaufsdaten oder die Zuordnung von Kostenstellen für einzelne Inventare – Inventurstammdaten lassen sich einfacher pflegen.


In 6 Schritten zum optimalen Inventmanagement 
1) Inventaretiketten mit Barcode an jedes Inventargüter anbringen
2) Festlegen sämtliche Räume in der Inventarsoftware 
3) Ersterfassung mit mobiler APP 
4) Dateianhänge definieren :Bilder, Bedienungsanleitungen, Handbücher
5) Inventar-Check: Umzug oder Nutzerwechsel dokumentieren
6) Daten des Inventarplaners zusammengefasst in Säulen- oder Kuchendiagrammen grafisch darstellen


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