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BSCW Shared Workspace System
Das BSCW Shared Workspace System ist ein weltweit erprobtes Werkzeug für effiziente Zusammenarbeit. BSCW bringt an geografisch weit voneinander entfernten Orten arbeitende Teams zusammen und ermöglicht eine effiziente Kooperation über Organisationsgrenzen hinweg. BSCW zeichnet sich insbesondere durch das Konzept der selbstverwalteten Arbeitsgruppen sowie durch flexible, rollenbasierte Zugriffskontrolle aus. Anwender nutzen BSCW zur Ablage von Dokumenten, zur gemeinsamen Terminplanung mit Kooperationspartnern und zur Durchführung von Projekten. BSCW bietet verschiedene Mechanismen zur Dokumentübertragung, strukturierte Ablageverfahren, vielfältige Funktionen zur Dokumentverwaltung sowie eine mehrsprachige Benutzeroberfläche.

BSCW unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Anwendern über das Internet sowie im Intranet. Arbeitsgruppen lassen sich in BSCW schnell und einfach einrichten. Als neue Team-Mitglieder können auch externe Projektpartner eingeladen werden. Ein flexibles Rollenkonzept erlaubt es, die Berechtigungen der einzelnen Team-Mitglieder individuell festzulegen. Die Sicherheit von Inhalten lässt sich durch eine optionale Verschlüsselung der Dokumente garantieren. Neben geschlossenen Arbeitsbereichen können offene Gemeinschaften für den Austausch und die Vernetzung (auch in sehr großen Gruppen) genutzt werden (sog. Communities). Durch die Unterstützung des Datenabgleichs von Dokumenten, Terminen und Kontakten wird eine Nutzung im Offline-Betrieb ermöglicht.

Die Dokumentverwaltung mit BSCW wird durch eine ausgereifte Versionsverwaltung und Sperrmechanismen sowie komfortable Möglichkeiten zur Dokumentübertragung unterstützt. Dokumente werden durch (erweiterbare) Attribute beschrieben; effiziente Suchmechanismen ermöglichen einen einfachen Zugriff auf die abgelegten Dokumente. Anwender können Dokumente einfach mit eigenen Tags versehen, eingestellte Dokumente bewerten oder per E-Mail an andere Nutzer verschicken.

Neben der Dokumentverwaltung und dem gemeinsamen Zugriff auf Termine, Kontakte und Aufgaben unterstützt BSCW auch die Kommunikation und Koordination der Anwender durch spezielle Werkzeuge wie Diskussionsforen, Blogs, Umfragen, Laufmappen, ad-hoc Workflows und Website-Ordner für eine Wikiähnliche, Dokumentbasierte Zusammenarbeit.

BSCW bietet vielfältige Möglichkeiten, um die Anwender über aktuelle Vorgänge in den gemeinsamen Arbeitsbereichen zu informieren. Dazu zählen die direkte Benachrichtigung über Ereignisse per E-Mail sowie die Versendung eines täglichen Berichts. Anwender können genau spezifizieren, über welche Ereignisse und in welcher Form sie informiert werden möchten.
Durch den Einsatz verbreiteter (Web-)Technologie ist eine Nutzung des Systems auch über Organisationsgrenzen hinweg möglich - Anwender müssen keine Software installieren, um BSCW zu benutzen. Die einfache Bedienung ermöglicht zudem einen schnellen Einstieg und erlaubt auch für externe Partner eine ad-hoc Nutzung der Groupware.

Mit einem BSCW-Arbeitsbereich können Anwender innerhalb von Arbeitsgruppen schnell und einfach Dokumente gemeinsam nutzen – die Möglichkeiten der Selbstorganisation und Gruppenwahrnehmung unterstützen die Zusammenarbeit. Anwender greifen plattformunabhängig (Windows, Mac, Unix) auf BSCW-Arbeitsbereiche zu, sehen Ordner-Übersichten durch und können Dokumente auf den eigenen Rechner übertragen. Dokumente sind dabei zentral und stets aktuell verfügbar.

Der Informationsaustausch in flexiblen Arbeitsgruppen über BSCW führt zu einer Reduktion von Koordinationsaufwänden. Der oftmals chaotische Datenaustausch über E-Mail kann erheblich reduziert werden. BSCW hält Anwender über alle Ereignisse in gemeinsamen Arbeitsbereichen auf dem Laufenden - alle Änderungen an gemeinsam genutzten Dokumenten werden nachvollziehbar.
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