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Automatisierte Belegerkennung mit DOKuStar
DOKuStar von Open Text/Captaris ist eine OCR-Software, die gescannte Dokumente und Belege klassifiziert, die spezifischen Informationen extrahiert und anschließend an die Verarbeitungssoftware übergibt.

DOKuStar automatisiert die Analyse und Klassifizierung von Dokumenten, extrahiert die entsprechenden Daten und versetzt Sie somit in die Lage, Belege, Rechnungen oder sonstige papiergebundene Formulare effizient zu bearbeiten. Hierdurch lassen sich Geschäftsabläufe ermitteln, welche die automatisierte Verteilung der Vorgänge ermöglichen.

Darüber hinaus können Sie die Archivierung, und damit verbunden auch die spätere Suche, digitalisieren, was ebenfalls zu einer Einsparung von Bearbeitungszeiten führt.

Mit der „Adaptive Read Technology“ (ART), beinhaltet DOKuStar zudem ein patentiertes Verfahren, wodurch die Software bei jedem Scanvorgang „lernt“, wo welche Informationen auf den jeweiligen Formularen zu finden sind. Dieses „Wissen“ erleichtert das Auslesen ähnlicher, unbekannter Dokumente und optimiert dadurch die Qualität der erfassten Daten.

Hinzu kommt die „Adaptive Classification Technology“ (ACT), die von gescannten Beispieldokumenten die Basisinformationen ausliest und für zukünftige Fälle speichert. Dadurch haben Sie von Beginn an eine hohe Erkennungsleistung. Sie definieren die auszulesenden Bereiche, DOKuStar wendet dieses Wissen bei allen Dokumenten an und verarbeitet diese, ohne dass Sie noch einmal eingreifen müssen.

Auch die Weiterverarbeitung wird über definierte Prozesse geregelt. Sie weisen den einzelnen Dokumenten oder den darauf befindlichen Datenfeldern „Aufgaben“ zu, DOKuStar gibt die Informationen dann automatisch an die entsprechenden Geschäftsprozesse weiter. So können einzelne Daten aus einem Dokument an verschiedene Prozesse übergeben werden.
Damit ein reibungsloser Datentransfer gewährleistet ist, bietet DOKuStar mehrere Schnittstellen, die eine Anbindung an diverse Verarbeitungsprogramme ermöglichen.

Hohe Flexibilität, einfache Bedienung, keine aufwendigen Schulungen und qualitativ hochwertige Ergebnisse von Beginn an sind die Hauptmerkmale dieser Software-Lösung.

iXenso Software-Solutions ist ein zertifizierter Partner der Open Text Document Technologies GmbH (ehemals Captaris) und bietet Ihnen verschiedene Leistungen im Bereich Prozess- und Dokumentenmanagement an. Mit DOKuStar haben wir dabei eine der innovativsten OCR-Lösungen in unserem Produktportfolio.
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Digital Pen & Paper
In allen Bereichen und Branchen kommen immer wieder papiergebundene Formulare zum Einsatz. Egal ob Anträge, Checklisten, Bögen zur Erfassung von Messekontakten oder Kundeninformationen, Abnahmeprotokolle, Berichte, Bestellformulare oder die einfache Unterschrift von Käufern und Partnern – es werden viele Daten erfasst, welche letztendlich auch digital zur Verfügung stehen müssen. Das wiederum bedeutet aufwendiges Nachtragen der Informationen oder komplexe Scanlösungen, welche die Daten nachträglich auslesen und aufbereiten.

Der „Digital Pen“ stellt hier eine echte Alternative dar. Wie mit einem normalen Kugelschreiber wird ein individuell gestaltbares Formular ausgefüllt und / oder unterzeichnet. Mittels einer Kamera und einem für das menschliche Auge kaum sichtbaren Punkteraster auf dem Papier, erkennt der Stift wo was geschrieben wird. Diese Information wird gespeichert und kann über eine kleine Dockingstation oder per Bluetooth auf ein Notebook oder einen Server übertragen werden.

So können in Echtzeit Vertragsabschlüsse, Berichte oder Abnahmeprotokolle weiterverarbeitet werden, Verträge stehen mit Unterschrift sofort digital zur Verfügung, Messekontakte können zeitnah übertragen und z.B. schon vor Abschluss der Messe mit weiteren Informationen versorgt werden. Eine Checkliste oder ein Fahrtenprotokoll lässt sich vor Ort ausfüllen, ohne dass Kunden oder Mitarbeiter noch einmal etwas ausfüllen bzw. eingeben müssen.

Der Digital Pen arbeitet mit einer Digitalkamera, die anhand des entsprechenden Rasters auf dem Papier noch während dem Schreiben Position und grafische Koordinaten digital speichert. Aktiviert wird er durch das Abziehen der Schutzkappe. Die Übertragung erfolgt über eine Dockingstation mit USB-Schnittstelle oder per Bluetooth und Handy. Die Dockingstation dient gleichzeitig als Ladestation für den Stift, der eine Betriebszeit von rund 20 Stunden hat (Standby) und bis zu 50 DIN A4 Seiten handgeschriebene Informationen speichern kann.

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Transactional Content Processing (TCP)
Transactional Content Processing (TCP) ist die Weiterentwicklung und Kombination der bisher erfolgreich am Markt etablierten Produkte „Business Process Management (BPM)“ und „Production Document Management System (PDMS)“. Es kombiniert verschiedene Software-Lösungen zu einer ganzheitlichen Lösung und ermöglicht dadurch die Steuerung komplexer Geschäftsprozesse über eine einzige zentrale Oberfläche.

Aus dem klassischen Dokumentenmanagement werden Funktionen zur Verarbeitung von Emails, Faxen, Briefen oder anderen elektronischen und papiergebundenen Formularen übernommen. Hinzu kommt ein System zur Archivierung sämtlicher Daten, inklusive umfangreicher Such-, Sicherungs- und Verwaltungsfunktionen, die eine Revisionssicherheit und die Erfüllung verschiedener Reporting-Standards garantieren (z.B. Sarbanes-Oxley-Act, Basel II).

Durch das „Baukastenprinzip“ können einzelne Standardkomponenten kundengerecht zusammengestellt werden, wodurch die Flexibilität und Agilität der gesamten Lösung, und somit auch des Kunden, erhöht wird. Die einzelnen Prozess-Design-Tools ermöglichen dem Nutzer darüber hinaus eine projektspezifische Gestaltung der Prozessabläufe, sowie per „Drag & Drop“ die Zusammenstellung einer individuellen Benutzeroberfläche.

Des Weiteren lassen sich in die TCP-Lösung mittels optimiertem Schnittstellen-Management problemlos Drittsysteme integrieren. Datenabfragen und der Informationsaustausch mit z.B. SAP-Systemen erleichtern und beschleunigen die Bearbeitung einzelner Prozesse, und garantieren gleichermaßen eine optimale Verteilung relevanter Informationen an die jeweiligen Sachbearbeiter, da der Zugriff auf alle verfügbaren Daten gewährleistet ist.

Als Gesamtlösung vereint TCP also einzelne Komponenten aus BPM und PDMS, angefangen bei Reporting-, Monitoring- und Archivierungstools, über die Integrierung von Drittsystemen, wie zum Beispiel SAP oder Alt-Archiven, bis hin zur Möglichkeit der individuellen Prozessgestaltung.

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PowerWork: Workflow for Exchange/Intranet
Interne wie auch externe Prozessteilnehmer können sehr einfach in Prozesse eingebunden werden, da die Benutzeroberfläche komplett auf der Webtechnologie basiert und so keine lokale Softwareinstallation benötigt wird.

Teilnehmer, die in einen Prozess eingebunden sind, greifen per Browser über Intra- oder Internet auf den persönlichen Posteingang zu. Dort haben Sie sowohl auf die Ihnen persönlich zugeordneten Vorgänge wie ggf. auch auf Arbeitskörbe von Gruppen Zugriff, in denen Sie Mitglied sind.

Die Benutzeroberflächen sind klar strukturiert und einfach zu handhaben. Neben dem Prozesseingangskorb stehen Wiedervorlagefunktionen, Anfügen von Anlagen und Notizen an Vorgänge und selbstverständlich die Möglichkeit Stati von Vorgängen abzurufen zur Verfügung. Der Anwender kann auch je nach Prozess und Berechtigung über Ad-hoc Funktionen auf den Prozessablauf kurzfristig Einfluss nehmen.

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