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DocuPortal.NET Volume Series
Content Management ist eine ungeheure Herausforderung in Unternehmen. Dateien, Informationen und Prozesse müssen koordiniert werden. Bisherige Produkte auf dem Markt stellen stets nur Teilsegmente dar.

DocuPortal.NET ist eine Synergie aus verschiedene

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DocuPortal.NET Modul Dokumentenmanagement (DM)

Kosten sparen durch zentrale Ablage

DocuPortal.NET beendet Insellösungen und verteilte Dateiablagen. Über das Web-Portal greifen alle Beteiligte, Außenstellen, Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten zentral auf die Unternehmensinhalte im Rahmen ihrer Rechte zu: Zeit– und Ortsunabhängig. Schlagworte, Kategorien und Querverknüpfungen bieten zusätzliche Strukturierungsmöglichkeiten.

Ressourcen sparen durch schnellere Suche

Dateien und Informationen sind durch die integrierte Suche schnell gefunden. E-Mails und zeitraubende Nachfragen werden vermieden.

Zeit sparen durch aktive Benachrichtigungen

Übersichtslisten und E-Mail Benachrichtigungen informieren alle Beteiligte über neue, geänderte oder gelöschte Inhalte.

Aufwand sparen durch Vermeidung doppelter Arbeit

Schutzmechanismen verhindern redundante und gleichnamige Dateien. Überschriebene Inhalte sind über die Versionierung jederzeit wiederherstellbar. Historielisten protokollieren die Verantwortlichkeiten.

Einige Modulfunktionen

Persönliche Übersichtsseiten
Zugriffsschutz gegen Mehrfachbearbeitung (Check-In/Check-Out)
Lese– und Bearbeitungsschutz durch Berechtigungen
Frei definierbare Meta-Informationen
Kategorien
Schlagworte
Versionsverwaltung
Historie / Änderungsprotokolle
E-Mail Benachrichtigungen
Datei via E-Mail versenden
Diskutieren von Inhalten / Foren
Schnellsuche über alle Inhalte, nicht nur Dateien
Volltextsuche in Microsoft Office, OpenOffice, StarOffice, PDF und weiteren Formaten
Textsuche in Meta-Informationen
Speicherbare Suchabfragen
Ordner, Akten, Notizen, URLs, Kontakte, Ressourcen und vieles mehr als änderbare Vorlagen
Direkter Dateizugriff via Windows Explorer (WebDAV)
Vorbereitet für digitale Signaturlösungen von Kooperationspartnern

Erweiterungen / Tools

DP@Desktop - Die Microsoft Windows Explorer Integration
DP@Outlook - Die Microsoft Outlook Integration
Rendition Server - Darstellen von Dateiformaten, z.B. Word oder Autocad, direkt im DocuPortal ...

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DocuPortal.NET Modul Informations- und Wissensmanagement (IM)
Schneller reagieren durch Verfügbarkeit von Informationen

Mit DocuPortal.NET sammeln Sie strukturiert Informationen und Wissen in elektronischen Formularen. Durch die Orts– und Zeitunabhängige Recherche nach diesen Informationen können Sie „Just-In-Time“ Mitarbeitern, Kunden, Partnern und Lieferanten Auskunft erteilen.

Beschleunigung der Unternehmensprozesse durch Auskunft

Durch die zentrale Recherche und sofortige Auskunft reagiert Ihr Unternehmen schneller auf Anfragen Ihrer Mitarbeiter, Kunden, Partner und Lieferanten. Dies beschleunigt Ihre gesamten Arbeitsprozesse.

Unternehmenswerte sichern durch Speichern von Wissen

Das geistige Eigentum eines Unternehmens ist flüchtig: Durch Ruhestand, Umsetzungen und Kündigungen geht wichtiges Unternehmenswissen verloren. Lassen Sie das Wissen und die Erfahrungen zentral zusammenführen und speichern. Neue Mitarbeiter werden schneller erfolgreich arbeiten.

Bürokosten sparen durch digitale Akten

Durch das Scannen von Papier und Speichern von Dateien in digitalen Akten sparen Sie Bürokosten für Regale, Akten, Raumkosten, Drucker, Toner und Papier. Mitarbeiter sparen wertvolle Arbeitszeit durch sofortiges Finden von digitalen Akten.

Einige Modulfunktionen

Speichern von Informationen auch ohne eine Datei als elektronisches Formular
Schablonen definieren Sets an Meta-Informationen
Schablonen für beliebige Inhaltstypen (Dateien, Formulare, Ordner, Kalender, Termine, Diskussionen)
Feldtypen: Texteingabe, Texteditor mit Formatierungsmöglichkeiten, Kontrollkästchen, Auswahllisten, Kombinationslistenfelder,Datum– und Zeitauswahl, URLs
Menüpunkte für Fremdanwendungen und eigene Dialogfenster integrierbar
Starten von Umlaufmappen vordefinierbar
Berechtigungen auf einzelne Eingabefelder (Lese– und Bearbeitungsrechte)
Schablonenfilter regeln die Verwendung von Schablonen für Benutzer oder Bereiche
Versionierung für Schablonen
Individuelle Icons für Schablonen ...

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DocuPortal.NET Modul Geschäftsprozesse (BP)
Firma beschleunigen durch schnelle Geschäftsprozesse

Umlaufmappen von DocuPortal.NET vermeiden Medienbrüche, Verantwortungsgerangel und lange Transportzeiten. Vorgänge landen ohne Zeitverzug bei den definierten Bearbeitern.

Kundenzufriedenheit steigern durch strukturierte Vorgänge

Die Einführung von Ticket– und Supportsystemen, Bestell– oder Meldesystemen durch geregelte elektronische Vorgänge mit automatisierten E-Mails und Eskalationsmanagement führen zu einer hohen Kunden– und Mitarbeiterzufriedenheit.

Unternehmenstransparenz erzeugen durch Ad-Hoc Reports

Beteiligte und Vorgesetzte erhalten über die Suche oder Ad-Hoc Reports sofort Überblick über die Geschäftstätigkeiten.

Kosten sparen durch elektronischen Posteingang

Setzen Sie Mulifunktions-Scanner in der automatisierten Posteingangsbearbeitung ein, leiten Sie Umläufe zeitnah und elektronisch zwischen den Mitarbeitern bis in das Archivsystem. Sparen Sie Personal und Zeit, welche für die Verteilung der Post und Umläufe entstanden wären.

Wettbewerbsvorteil durch übergreifende Prozesse

Binden Sie Außenstellen, Kunden, Partner und Lieferanten über die Umlaufmappen in gemeinsame Vorgänge ein. Beschleunigen Sie damit Ihres und die eingebunden Unternehmen für erfolgreiche Projekte und Auftragsmanagement.

Einige Modulfunktionen

Integrierter Workflow Designer
Umlaufmappen bestehend aus vielen Dateien (inklusive Zuarbeit von Dateien während des Ablaufs) oder nur einem elektronischen Formular
Baukasten-System aus Aufgaben, Entscheidungen, E-Mail Versendungen, Freigaben u.v.m.
Vordefinierte oder manuelle Vergabe von Startzeitpunkten (z.B. Wiedervorlagen)
Vordefinierte oder manuelle Vergabe von Eskalationszeitpunkten
Frei definierbare Reaktion auf Eskalation
Delegation
Vordefinierte oder manuelle Bearbeitung von Aufgabenbeschreibungen und E-Mail Inhalten
Zurückholen, Löschen und Abbrechen von Umlaufmappen
Versendung von E-Mails, optional mit Dateien und Daten der Umlaufmappe als XML Datei
Übersichtslisten und Ad-Hoc Reports
Schnellsuche nach Umlaufmappen
Anzeige des Vorgangs mit Ablaufplan, Verantwortlichen, Datum, Uhrzeit und Dauer
Vorbereitet für digitale Signaturlösungen von Kooperationspartnern ...

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DocuPortal.NET Modul Langzeitarchiv (RM)
Einhaltung von Gesetzen und Normen

Das DocuPortal.NET Langzeitarchiv hilft Ihnen bei der Einhaltung von nationalen, europäischen und internationalen Gesetzgebungen und Normen, beispielsweise HGB, AO, GoBS, GDPdU, Verrechnungspreise, Accounting Standard (IASC), Intrastat oder SOX.

Rechtliche Sicherheit durch Nachvollziehbarkeit

Kommt es zu rechtlichen Auseinandersetzungen so müssen Sie verbindlich nachweisen, welche Dateiinhalte oder Verhaltens– oder Verfahrensabläufe zum damaligen Zeitpunkt von Ihnen veröffentlicht waren. Dies gilt z.B. auch für die allgemeinen Geschäftsbedingungen. DocuPortal.NET stellt die Nachvollziehbarkeit sicher, auch für unsere digitalen Umlaufmappen.

Schnelles Arbeiten durch Vermeidung überalterter Daten

Durch das Verschieben von Daten in das Archiv wird die eigentliche Ablage und das Dateisystem von überalterten Daten entbunden. Je weniger Dateien und Informationen für die Suche nach Inhalten möglich sind, desto schneller sind neue Inhalte erstellt und Entscheidungen gefällt.

Einige Modulfunktionen

Definition von Aufbewahrungsfristen für Inhaltstypen (Schablonen)
Inhalte mit Aufbewahrungsfrist sind nicht löschbar
Inhalte lassen sich manuell in das Archiv verschieben
Suche im Archiv in DocuPortal.NET Suche integriert
Verlagerung von Dateien auf ein externes Medium (z.B. WORM) im Rahmen der Archivierung
Prüfmechanismen testen die Echtheit der archivierten Daten
Archivieren von Umlaufmappen nach Beendigung eines Vorgangs
Reaktion auf Änderung von Aufbewahrungsfristen auch für archivierte Inhalte
Löschlisten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Verlängerung von Aufbewahrungsfristen nach Ablauf
Zugriff auf Archivinhalte über die Web-Service Programmierschnittstelle
Berechtigungen regeln die Ausgabe von Archivinhalten, z.B. für Revisoren.
Verfügbar voraussichtlich Q4 2006

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