Herausforderungen

Unternehmen stehen vor einer Vielzahl an Herausforderungen. Viele Herausforderungen sind bekannt - andere fallen einem Unternehmen nicht direkt auf. Wir sehen in Unternehmen vielschichtige Probleme, beispielweise:

Chaotische, redundante und dezentrale Dateiablage

Fehlende Sicherung von Unternehmenskritischen Daten wie Dateien und Informationen

Fehlende Kontrolle der Unternehmenstätigkeiten

Zeitraubende und aufwendige Suchen nach Dateien und Informationen

Zuviel Kommunikation der Mitarbeiter untereinander durch fehlende Informationen

Zuwenig Kommunikation mit externen Beteiligten, Außenstellen, Partnern, Kunden, Lieferanten oder Zulieferern

Fehlende Möglichkeit, Inhalte zentral zu verwalten und zeitnah auszutauschen, beispielsweise bei international oder dezentral agierenden Unternehmen

Ein hohes Maß an manuellen Arbeitsweisen

Ungeregelte und unkontrollierte Geschäftsabläufe

Nichteinhaltung rechtlicher Rahmenbedigungen (Compliance, Revisionssicherheit)


Anbieter- und Marktsituation

Der Markt stellt für viele dieser Probleme Softwareprodukte diversester Benennungen zur Verfügung: Dokumentenmanagement, Workflowsysteme, Wissensmanagement, Arbeitsgruppensysteme, Scanning-Software, Web-Informationsportale und vieles mehr.

Ein Unternehmen muss alle Produktsegmente einkaufen, um eine umfassende Gesamtlösung zu erhalten. Ein solches "Enterprise Content Management" bietet sehr viele Nachteile für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen:

Eine Gesamtlösung ist kaum bezahlbar

Der Integrationsaufwand ist enorm hoch

Unternehmen werden mit hohen Beratungs- und Consutlingleistungen belastet

Anpassung und Administration sind aufwendig und erfordert ebenfalls dauerhafte Investitionen

Die Produkte sind oft nur optisch miteinander verbunden, "unter der Haube" sind es aber in der Regel zugekaufte und inkompatible Drittprodukte

Die Produkte sind funktionell überfrachtet

Die Produkte erfordern umfangreiche Schulungen und sind nicht intuitiv nutzbar

Zeit von Planung bis zum Einsatz eines Produktes oft erst nach Monaten


Ansprüche des Zielmarktes

Kleine bis mittelständische Unternehmen haben die gleichen Ansprüche zur vollständigen Abdeckung der Probleme, aber andere Vorausetzungen:

Geringe oder gar keine Budgetierung; Wenig Investitionsmittel

Keine eigene IT Abteilung, Anpassung muss einfach und aus eigener Kraft erfolgen

Schnelle Verfügbarkeit und Nutzung der Lösung

Möglichst hohe Abdeckung der notwendigen Funktionen in einem Produkt

Diese Zielsetzungen soll die zentrale DocuPortal.NET Lösung erfüllen. DocuPortal.NET ist ein schnell einsetzbares und anpassbares Produkt, funktionell und preislich auf den Mittelstand zugeschnitten.

Motivation

Im Mittelpunkt steht
Die Motivation der Benutzer

Die Mitarbeiter und andere Beteiligte arbeiten derzeit sehr einfach und schnell, z.B. im normalen Dateisystem. Genau diese Situation provoziert die oben angegebenen Probleme. Mit dem Einsatz einer Software wie DocuPortal.NET wird die Arbeit kontrolliert. Für das Ablegen von Inhalten sind mehr Arbeitsschritte notwendig als früher um die Probleme zu beseitigen. Daher ist die Motivation der Mitarbeiter der Schlüssel zu Effektivität und zum ROI (Return on investment).

Ohne die Benutzer, welche das System einsetzen, ist ein Projekt zur Verbesserung der internen und externen Unternehmenskommunikation zum Scheitern verurteilt. Daher ist DocuPortal.NET schnell einsetzbar und bietet sich intuitiv den einsetzenden Benutzer an. Ein Unternehmen wird innerhalb von Stunden bis maximal einigen Tagen sofort einen Nutzen spüren.