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DocuNize
Welche ist denn nun die aktuelle Version der Faxvorlage? Entspricht der Brief den CI-Richtlinien? Wo steckt bloß die Verfahrensanweisung für den Produktionsprozess? Ein neuer Brief. Und jedes Mal wieder dieselben Daten eingeben?

Solchen und ähnlich ineffizienten, zeitraubenden Aktionen können Sie ab sofort ein Ende setzen. Mit DocuNize. Dieses intelligente Vorlagen-Managementsystem erleichtert das Verwalten von firmenspezifischen Vorlagen, minimiert den Suchaufwand, stellt ein automatisches Zugreifen auf die jeweils aktuelle Fassung sicher und sorgt für ein durchgängiges Erscheinungsbild Ihres Unternehmens nach außen.
Kurz: DocuNize spart Zeit und Geld. Und das an jedem einzelnen Arbeitsplatz.

DocuNize - Features

* Schnelle und zentrale Pflege der Dokumentenvorlagen
Keine Flut an verschiedenen Versionen von Vorlagen! Mit DocuNize steuern Sie zentral die Einbindung neuer oder die Pflege bestehender Dokumentvorlagen. Damit haben alle Mitarbeiter, egal in welcher Niederlassung oder an welchem Standort, sofort nur noch Zugriff auf die jeweils aktuelle, freigegebene Dokumentenvorlage.

* Gesteuerte Ablage und systematisches Speichern von Dokumenten
Eine automatische Namensvergabe stellt sicher, dass allen neu erstellten Dokumenten ein voreingestellter Dateiname zugeordnet wird, der sich aus Profil-, Kategorie- oder Datumsdaten zusammensetzt. Auch den Speicherort können Sie zentral für jedes Dokument bzw. für jede Dokumentkategorie festlegen. Mit DocuNize sorgen Sie somit für eine unternehmensweite Einhaltung der Dateinamen-Konventionen und verhindern die Verbreitung von unauthorisierten Dokumenten.

* Individuell auf Sie zugeschnitten - durch Customizing
Mit DocuNize können alle Vorlagen für MS Office Anwendungen individell an Ihre Bedürfnisse angepasst und gesteuert werden. Per Knopfdruck die Adressdaten für einen Serienbrief einlesen, automatisch bei Briefen und Faxen die Absenderdaten eintragen, Logos einsetzen, Impressumleisten generieren oder einfach beliebige vorgefertigte Text- und Grafikbausteine einbinden. Selbst ganze Dokumente lassen sich so aus vordefinierten Komponenten erzeugen. Sie geben die Richtlinien vor, wir gestalten Ihre Vorlagen und passen bestehende Dokumente an das System an.

* Automatische Protokollierung
DocuNize protokolliert den kompletten Werdegang eines Dokuments in einem Logfile. Die Logdatei enthälthilft Ihnen beim Wiederfinden von Dokumenten und bietet Ihnen gleichzeitig vielseitige Auswertungsmöglichkeiten von Dokumentendaten.

* Multi-Language Fähigkeit für globale Vorlagensteuerung
DocuNize ist ideal für global operierende Unternehmen (Unternehmen mit Standorten in verschiedenen Ländern). Dokument- und Oberflächensprache lassen sich separat einstellen. Voreingestellt sind die Sprachen deutsch, englisch, französisch, italienisch und spanisch. Durch einfaches Modifizieren der Konfigurationsdateien können Sie selbständig beliebige Sprachen ergänzen.

* Mehr Komfort durch Datenbankanbindung
Bei einer Vielzahl von Vorlagen ist die Verwaltung per Datenbank die einzig sinnvolle Alternative. Daten der Protokollierung, die gespeicherten Benutzerprofile, alle Vorlagen und Dokumente lassen sich mit DocuNize zentral in einer Datenbank hinterlegen und pflegen. DocuNize unterstützt alle gängigen Datenbanken durch ODBC-Anbindung (Oracle, SQL-Server, ...).

* Automatischer Datenabgleich für mobile Systeme
DocuNize zeigt sich flexibel. Gerade auch für externe Mitarbeiter. Sobald sich z. B. ein Außendienstmitarbeiter mit seinem Notebook in das Firmennetzwerk einloggt, werden die Dokumentvorlagen automatisch mit dem Server synchronisiert.

* Druckanpassung für einheitliches Erscheinungsbild
Unterschiedliche Layouts? Jetzt nicht mehr! Mit DocuNize lassen sich – durch Angabe von Offsetinformationen - druckerspezifische Anpassungen vornehmen. So erhalten Sie stets ein einheitliches Layout, ganz egal mit welchem Druckertyp Sie arbeiten und welches Papierformat Sie verwenden.

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HelpMatics ServiceDesk V5.3
HelpMatics™ ServiceDesk ist das Basismodul des Notes basierten Support Management Systems HelpMatics™.
HelpMatics™ ServiceDesk ist direkt aus der Praxis entstanden und setzt die Anforderungen eines professionellen HelpDesks mit intelligentem Entwicklungs-Know-how um. Das System unterstützt durchgängig den gesamten Workflow im modernen HelpDesk - von der Erfassung eines Incidents bis zur abschließenden Dokumentation und dem laufenden Reporting.
HelpMatics™ ServiceDesk ist schlank und leicht, zielgerichtet in der Funktionalität, mit bewusstem Verzicht auf unnötige Features. Darum ist HelpMatics™ ServiceDesk so intuitiv und einfach in der Bedienung, schnell implementierbar, problemlos administrierbar.

Schnellere Lösungen durch Knowledge Management:
HelpMatics™ ServiceDesk unterstützt die QM-Prozesse durch integriertes Wissensmanagement. Über einen intelligenten Redaktionsworkflow werden rollenbasiert Knowledge-Dokumente gesteuert, qualitativ aufbereitet und per Knopfdruck selektiv für Benutzergruppen freigegeben.

Management globaler Supportstrukturen - mit der Enterprise-Edition:
HelpMatics™ ServiceDesk eignet sich auch perfekt für globale Support-Strukturen bei großen, international agierenden Unternehmen. Für dieses Szenario wurde die Enterprise Edition konzipiert. Eine zentrale Administration und das eigens dafür entwickelte Datenaustausch-Modell mit optimierten Informationstransfer zwischen zentralem und lokalen ServiceDesks.

HelpMatics™ ServiceDesk spricht ITIL:
Seit dem Vormarsch der IT Infrastructure Library (ITIL) als Prozessmodell gewinnt die Ausrichtung von Support Management Systemen auf diesen de-facto-Standard zunehmend an Bedeutung. Die Produktfamilie HelpMatics™ ist seit Dezember 2005 ITIL Certified Tool. Das Modul HelpMatics™ unterstützt dabei die Prozesse Incident Management und Problem Management.

Alle HelpMatics Module – somit auch HelpMatics™ ServiceDesk - können gemeinsam aber auch als Stand-alone-Lösung oder in Kombination mit Tools von Drittanbietern eingesetzt werden.

Die Features:

Stammdaten- und Bestandsverwaltung

Optimiertes Incident und Problem Management mit Terminüberwachung, Templates, Warnstufen, Eskalation etc.

Workflow-Management inkl. Anbindung an Mail-Systeme wie Lotus Notes oder MS Outlook und Überführung von Mails in Incidents

Volle Web-Fähigkeit des Client, Anwender-Portal
Knowledge-Management mit Freigabeverfahren für Dokumente

Master-Ticketing, z. B. zur Verwaltung zentraler Störungen

Informations Management

Online-Auswertung numerisch und grafisch
Mandantenfähigkeit: Unterstützung beliebig vieler Mandanten. Stammdaten, Servicevereinbarungen und Supportprozesse können den einzelnen Mandanten zugeordnet werden

ITIL-konform: Wording und Prozesse sind auf den ITIL-Standard zugeschnitten

Zusätzliche Funktionalität für die Enterprise-Version

Einfach einstellbare Verfügbarkeit (global, lokal oder mandantenspezifisch) von Ressourcen, Incidents, Problems und Knowledge

Zentrale Administration der globalen Konfigurationen

Technik / Systemvoraussetzungen:
Lotus Notes Client
Lotus Notes Domino Server ...

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MSI Paketierungsworkshop Advanced: Das Master-Training der MSI Paketierung
Der MSI Paketierungsworkshop Advanced baut unmittelbar auf dem erlernten Know how aus dem Basic Workshop auf und umfasst 4 Tage. Voraussetzung für die Teilnahme am Advanced Workshop sind Grundkenntnisse in Windows Installer und Erfahrungen in der Paketierung mit Windows Installer. Empfehlenswert sind auch Erfahrungen mit professionellen Paketierungstools.

Die Beherrschung des administrativen Umgangs mit dem Windows Installer inklusive dem Management von Upgrades und Patches gehört zu den Zielsetzungen des Advanced Workshops. Es wird detailliert auf das Windows-Installer-Format eingegangen und die Teilnehmer lernen das selbständige Erstellen, Modifizieren und Testen komplexer Pakete mit speziellen Anforderungen. Darüber hinaus gibt der Trainer Lösungshinweise zu mitgebrachten "Problempaketen" und behandelt toolspezifische Fragestellungen.
Ganz wesentlicher Part des Workshops sind praktische Beispiele und Übungen, in denen das Erlernte unmittelbar umgesetzt wird.

Detaillierte Informationen zu den Inhalten des Kurses, Termine und Preise finden Sie auf unserer Homepage unter "News" bzw. in dem dort beigefügten Datenblatt MSI Workshop Inhalt_Basic.

Sie haben noch weitergehende Fragen oder Sie wollen sich anmelden? Dann schicken Sie ein E-Mail an [monika.dallinger@coc-ag.de]. ...

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HelpMatics Change
HelpMatics Change basiert auf dem ITIL-Standard und dient der toolseitigen Unterstützung des Change Management Prozesses im Unternehmen.

HelpMatics™ Change bildet sämtliche Einzelschritte ab - von der Eingabe eines Requests for Change (RfC) durch berechtigte Anwender bis zum Abschluss des Changes und dessen Dokumentation. Vorgefertigte Templates, Eingabemasken, Kommunikationsvorlagen etc. begleiten komfortabel durch den gesamten Prozess. Basis für die Abläufe und das Wording in HelpMatics™ Change bildet der Change Management Prozess nach dem ITIL-Standard. Die vordefinierten Prozesse lassen sich jedoch einfach auf die individuellen Unternehmensspezifika anpassen.

HelpMatics™ Change verfügt bereits in Version V1.0 über ein breites Funktionsspektrum, einige Features sind im folgenden kurz aufgeführt:

Erstellung von Request for Change (RfC) durch berechtigte Anwender mit RfC-
Eingabeformular per Web-Frontend

Prüfung auf Vollständigkeit

Bewertung der RfCs mit Priorisierung und Klassifizierung (z.B. Dringlichkeit, Impact, Risk-Level, Business- Relevanz)

Darstellung und Verwaltung von RfC-Status

Terminierung & Planung von RfC- und Change-Aktivitäten

Kontrolle und Freigabe durch Change Manager bzw. Change Advisory Board (CAB)

Verfolgung der RfCs und Changes von der Autorisierung bis zu Implementierung und Auswertung

Definition von Changes, Beziehung zu RfCs, Problem Records, Generierung von Change Tasks

Zusammenfassung mehrerer RfCs zu einem Change Projekt

Hinterlegen von Back-Out-Verfahren für den Change

Automatische Benachrichtigung bei Zeitüberschreitungen in den einzelnen Prozess-Phasen

Unterstützung von Post Implementation Reviews (PIR) zu einem Change

Kosten-/Budgetplanung und –überwachung

Integrationsmöglichkeit für Links und Dateianhänge für einen RfC oder Change

Prozess- / Workflow-Funktionaliät mit Definition von Tasks

Berechtigungsverwaltung mit Rollen und Bildung von Change-Teams

Modulübergreifende Administration

HelpMatics™ Change kann in HelpMatics™ integriert, als Stand-alone-Lösung oder in Kmbination mit Tools von Drittanbietern eingesetzt werden.
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HelpMatics Survey
HelpMatics™ Survey ist ein Befragungs- und Auswerteinstrument zur einmaligen und kontinuierlichen Ermittlung der Kundenzufriedenheit und damit zur Qualitätskontrolle der Leistungen im HelpDesk. Die Erfassung der Kundenzufriedenheit gehört zu den wesentlichen Kenngrößen in der Messung der Service-Qualität von Help- und Service-Desks. Damit deckt HelpMatics™ Survey einen wichtigen Aspekt des ITIL Prozesses Service Level Management ab.

HelpMatics™ Survey ist in erster Linie für den Einsatz im HelpDesk konzipiert, deckt jedoch grundsätzlich jede Befragungssituation im Unternehmen ab, z.B. Mitarbeiterbefragungen im Personalwesen, Kundenbefragungen von Marketing und Vertrieb.
Mit HelpMatics™ Survey können Anwenderbefragungen weitgehend automatisiert durchgeführt und ausgewertet werden. Insbesondere in Anbindung an das Support Management System HelpMatics™ lassen sich zeitkontinuierlich wertvolle Informationen zur Kunden-/Anwenderzufriedenheit gewinnen.

Die Erfassung der Kundenzufriedenheit erfolgt derzeit meist durch Versendung von Fragebögen an ausgewählte Personenkreise. Diese Fragebögen müssen anschließend ausgewertet und aufbereitet werden. Das verursacht einen erheblichen Zeitaufwand. Die Folge: Die Erfassung der Kundenzufriedenheit erfolgt häufig in zu langen Zeitintervallen, Qualitätsprobleme werden zu spät erkannt.

Mit HelpMatics™ Survey lassen sich auch diese kontinuierlichen Befragungen zeit- und kostenschonend durchführen.

HelpMatics™ Survey erstellt eine automatische Zufallsauswahl aus der Gruppe der Anwender und sendet an den selektierten Personenkreis ein E-Mail mit dem Link zur Befragungsseite. Es kann sichergestellt werden, dass jede selektierte Person nur einmal an der Befragung teilnimmt, für die er zufällig ausgewählt wurde. So können auch parallel verschiedene Befragungen mit unterschiedlichen Teilnehmerkreisen durchgeführt werden und eine Verzerrung von Ergebnissen durch unauthorisierte Mehrfachabstimmung wird aus- geschlossen.

Die Beantwortung des Fragebogens erfolgt über eine komfortable Eingabemaske. Ist der Fragebogen fertig ausgefüllt, sendet der Proband seinen Fragebogen einfach per Knopfdruck ans System zurück.

Der Fragebogen erlaubt eine einfache, flexible Fragen- bzw. Antwortzusammenstellung, die mandantenspezifisch unterschiedlich aufgebaut sein kann. Zur Auswahl stehen Fragen mit Einfachauswahl (dichotome, nominale, ordinale oder metrische Variablen), Mehrfachantwortmöglichkeit sowie offene Fragen. Darüber hinaus ist noch ein Kommentarfeld für Vorschläge, Kritik ect. vorgesehen. HelpMatics™ Survey ist standardmäßig für einen Umfang von 25 Fragen pro Fragebogen ausgelegt, kann durch Customizing aber auch für größere Umfänge erweitert werden.

Die Auswertung der Befragung bzw. das Reporting geschieht automatisch über das System. Die Darstellung der Ergebnisse erfolgt als Summenangabe. Auch eine grafische Ergebnisansicht sowie eine Exportfunktion sind beinhaltet. Zur Projektverfolgung während der Beantwortungsphase steht eine Informationsseite zur Verfügung, die anzeigt, wie viele Fragebögen bereits abgegeben bzw. abgeschickt wurden.

HelpMatics™ Survey eignet sich in gleicher Weise auch für einmalige Befragungen und unabhängig von einem Support Management System. Abteilungsübergreifend kann somit mit dem selben System gearbeitet werden - im Personalwesen/in der Personalentwicklung zur Erfassung eines Mitarbeiter-Stimmungsbarometer bzw. zur Mitarbeiterbefragung, in Marketing und Vertrieb für Markt- und Kundenuntersuchungen.

Befragungsteilnehmer, die nicht über einen Online-Zugang verfügen oder deren E-Mail-Adresse nicht bekannt ist, können dennoch in die Befragung einbezogen werden. HelpMatics™ Survey erlaubt die Ausgabe einer Druckversion des Fragebogens, die dann nach traditioneller Methode an diesen Personenkreis versendet wird. Die Ergebnisse können nach Rücksendung manuell ins System aufgenommen werden. Die anschließende Auswertung erfolgt wiederum automatisiert.

Weitere Leistungsmerkmale:

Schnelle, problemlose Erstellung der Fragebögen durch bereits integrierte, frei definierbare Frage-Templates

Beinhaltet alle relevanten Frage-Typen: Einfach-, Mehrfachauswahlfragen, Bewertungsfragen, offene Fragen

Beantwortung der Fragebögen über Notes- oder Web-Client möglich

Komfortable Reportingfunktionalitäten: Angabe von absoluten und relativen Häufigkeiten, Durchschnittsbewertungen, grafische Ergebnisansicht über Balken-, Säulen-, Torten- oder Liniendiagramme, integrierte Exportfunktion

HelpMatics™ Survey ist in 2 Sprachen standardmäßig erhältlich, weitere Sprachen können auf Anforderung bereitgestellt werden.
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