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SmartTrack
Das Kernmodul SmartTrack welches zahlreiche Funktionen für das Management von Lizenzen und Nutzungsrechten bündelt, verfügt über drei Funktionsbereiche, neben dem Bereich Lizenzinventar (ST) selbst, steht das Contract Management Module (CMM) und das Inventory Connect Module (ICM). Diese Bereiche stehen in perfekter thematischer Abstimmung zueinander und werden als einheitliche Lösung betrachtet.

CMM ist das Vertragsmanagement von Aspera, welches über speziell für das Lizenzmanagement entwickelte Funktionen verfügt. Der funktionale Schwerpunkt von ICM liegt auf der herausragenden Fähigkeit, Daten aus zahlreichen unterschiedlichen Quellen zu extrahieren, zu transformieren und zu importieren.

SmartTrack – Lizenzinventar

SmartTrack ist die Lösung für den Aufbau und das Management von Lizenz- und Vertragsdaten vor dem Hintergrund komplexer Organisationsstrukturen. SmartTrack automatisiert die Datengewinnung aus ERP-Systemen und Hersteller-/Reseller-Reports; als Kernprozess validiert und ergänzt der Aspera Master Catalog eigenständig alle benötigten Daten bezüglich Lizenzmetrik, Produktnutzungsrechten und Wartungseigenschaften. Auf dieser Grundlage entsteht ein revisionssicheres Lizenzinventar, dass mit vorkonfigurierten und mittels integrierter BI-Engine individuell erstellbaren Reports keine Fragen offen lassen; zusätzlich informiert der E-Mail-Notification-Server proaktiv über anstehende Wartungsverlängerungen und das Auslaufen zeitlich befristeter Lizenzen.

Eine besondere Stärke von SmartTrack ist die Berücksichtigung beliebiger organisatorischer Komplexitätsgrade, die gerade in internationalen Strukturen mit Blick auf das Vertrags- und das Finanzmanagement eine elementare Rolle spielen. SmartTrack unterscheidet prinzipiell zwischen Eigentum und Nutzungsrechten, welche oftmals zeitlich befristet an andere Organisationseinheiten übertragen werden. Die komplette Dynamik der Lizenztransfers damit einhergehender Prozesse von der Anforderung bis zur Abrechnung wird durch SmartTrack automatisiert. Ein integriertes Dokumentenmanagement erfasst Lizenznachweise inklusive eingescannter Originaldokumente und referenziert diese Dokumente auf das Lizenzinventar. Damit kann an jedem Ort der Welt der Nachweis der korrekten Lizenzierung erfolgen. Ob im Rahmen der Gesamtstrategie IT-Asset- und -Service- Management, bei Vertragsverhandlungen oder zur Abwehr von Audits – SmartTrack unterstützt mit Effizienz, Transparenz und unübertroffener Datenqualität.

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Funktionsbereich: Inventory Connect Module

Mit ICM erkennen Sie auf einen Blick, wo in Ihrem Unternehmen Über-, Unter- oder Fehllizenzierungen vorliegen, und stellen dauerhaft die Compliance mit den Lizenzbedingungen der Softwarehersteller sicher.

Der Compliance Check, also der Abgleich von genutzter Software mit gekauften Lizenzen, ist eine Herausforderung für jedes Lizenzmanagementprojekt, denn für eine umfassende Betrachtung werden Nutzungsdaten aus unterschiedlichsten Quellen benötigt. Abhängig vom jeweiligen Lizenz- /Vertragsmodell können dies beispielsweise Installationsdaten, die Anzahl der Nutzer, die Menge aktiver Prozessoren oder die verbrauchte Rechenleistung (MIPS) sein. Deswegen hat Aspera als Erweiterung zu SmartTrack ICM (Inventory Connect Module) entwickelt. ICM bietet Standardkonnektoren zu allen gängigen Systemen und Datenbanken, die Informationen über installierte und genutzte Software erheben. Dazu zählen Lösungen wie z.B. Peregrine Asset Center, CA Unicenter Argis, IBM Tivoli, Centennial, Matrix 42 Empirum, Microsoft SMS, Novell ZENWorks u.v.a.

Die aus diesen Systemen stammenden Nutzungsdaten gleicht ICM mit dem Lizenzinventar von SmartTrack ab. Dabei berücksichtigt es automatisch organisatorische Zuordnungen und korrigiert über die integrierte Synonymlogik Unschärfen wie z.B. unterschiedliche Paketnamen für gleiche Produkte. Besonders hervorzuheben ist die Fähigkeit, Downgrade-Pfade zu erkennen und damit das Ergebnis des Compliance Checks anzupassen. Ein weiteres Feature ist die vollgrafische Analysenhistorie, bei der auf beliebige historische Lizenzsituationen, selektiert nach Produkt und/oder Organisationsbereich, zugegriffen werden kann.

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Funktionsbereich: Contract Management Module

Mit CMM administrieren und kommunizieren Sie Rahmenverträge zur Lizenzbeschaffung auch in komplexen Organisationsstrukturen.

Auf Basis der in SmartTrack definierten Organisationsbereiche können Sie genau festlegen, für welche Bereiche Ihres Unternehmens bestimmte Vertragsteile gelten und wer sie einsehen kann. Selbstverständlich erlaubt CMM auch die beliebig skalierbare Abbildung von Beitrittsstrukturen, die genauso wie die Hauptverträge mit individuellen organisatorischen Geltungsbereichen ausgestattet werden können.

Alle Vertragsdetails wie z.B. Vertrags- und Beitrittsnummern, Gültigkeitszeiträume, Discount Level, Milestone Checks, Wartungsoptionen und beigetretene Unternehmen werden vollständig erfasst. Durch die Integration der Lizenzdaten in die Vertragsverwaltung überwacht CMM selbständig den aktuellen Ausschöpfungsgrad der vereinbarten Kontingente. Die Darstellung der wichtigsten Vertragsparameter als Gantt-Diagramm liefert auf einen Blick aussagekräftige Statusinformationen. Das aktive Vertragsmanagement mit auf Lizenzverträge abgestimmten Steuerungs- und Analysefunktionen ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines jeden Lizenzmanagements. Neben eher statischen Funktionen wie der elektronischen Archivierung der Vertragsdokumente spielen die Überwachung von Wartungsvereinbarungen und zeitlich befristeter Lizenzen eine wesentliche Rolle. Außerdem stehen oftmals die Konditionen von Rahmenverträgen für die Softwarebeschaffung in direktem Zusammenhang mit der Ausschöpfung der vereinbarten Kontingente innerhalb definierter Zeiträume. Damit werden Lizenzverträge einer Dynamik unterworfen, die eine besondere Behandlung dieser Vertragsart notwendig macht.

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Zusatzmodule – FlowControl
Mit FlowControl hat Aspera das perfekte Integrationswerkzeug geschaffen. Über eine Vielzahl verfügbarer Konnektoren kommuniziert FlowControl mit dem elektronischen Warenkorb, der automatischen Softwareverteilung, dem ERP-System, Scan und Metering Tools, dem IT Asset Management und der Vertragsverwaltung.

Wenn Effizienz und Transparenz gesteigert werden sollen, muss Lizenzmanagement als ein Querschnittsprozess begriffen werden, der die Integration zahlreicher Systeme erfordert. FlowControl analysiert bei jeder neuen Bedarfsmeldung bzw. Softwarenutzung (Installation, Zuweisung, Freischaltung) den aktuellen Lizenzbestand und weist überzählige Lizenzen automatisch zu. Können keine dem Bedarf entsprechenden Lizenzen ermittelt werden, generiert FlowControl Bestellanforderungen und übermittelt sie an den Einkauf. Nach erfolgter Beschaffung weist FlowControl die Lizenzen den Bedarfsträgern zu und meldet den geänderten Status an die Softwareverteilung und das IT Asset Management.

Mit FlowControl entsteht ein Echtzeit-Abbild des Gesamtprozesses, mit dessen Hilfe Sie effizient reagieren, bevor Probleme überhaupt entstehen. FlowControl passt sich an Ihre Prozesse an - und nicht umgekehrt. Damit steht Ihnen ein leistungsfähiges Prozess-Framework zur Verfügung, das sich mit minimalem Aufwand in jede Umgebung einfügt und die ITIL-Strategie Ihres Unternehmens konsequent um das Element Software Asset Management erweitert.

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Zusatzmodule – Financial Module
Für das IT-Controlling ist der kontinuierliche Überblick über Kosten und Budget ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Neben der Erfassung der Ist-Kosten und der aktuellen Verpflichtungen muss die Planung der folgenden Geschäftsjahre regelmäßig fortgeschrieben und korrigiert werden. Gemeinkosten werden anteilig auf die verwendenden Projekte und Organisationseinheiten umgelegt. Dabei tragen hohe Transparenz und die Orientierung an der tatsächlichen Verwendung von ITRessourcen dazu bei, eine breite Akzeptanz für die internen Preise und Weiterverrechnungen zu erzielen. Das Finanzmodul FM ergänzt die Compliance-Betrachtung von SmartTrack um die Kostenperspektive im Softwarelizenzmanagement. In SmartTrack können neben den Kosten für Nutzung und Wartung auch sämtliche Zahlungen erfasst werden, die aus IT-Rahmenverträgen entstehen, beispielsweise für Hardware oder Dienstleistungen. Im Finanzmodul FM lassen sich Kostenverteilschlüssel anlegen oder alternativ aus dem ERP- bzw. Planungssystem importieren. Dadurch wird festgelegt, wie Kosten anteilig auf Projekte verrechnet und zeitlich abgeschrieben werden. Die Ergebnisse der Kostenverrechnung lassen sich als Kostenreports betrachten, über offene Schnittstellen an die externen Systeme weiter leiten oder grafisch auswerten und automatisiert als PDF verteilen.

Zur Budget- und Kostenplanung gliedert FM alle Zahlungen nach Kostenarten und Budget. Die Zahlungen werden mit ihrem aktuellen Zahlungsstatus den Planungsvorgaben gegenübergestellt. Die Einbeziehung des Obligo unterstützt die Steuerung und ermöglicht zeitnahe Maßnahmen bei zu hohen IT-Ausgaben. Auf Knopfdruck lässt sich ein aktuelles Datenblatt zur Budgetverwaltung in Excel erzeugen.

Mit der integrierten Reporting-Engine können in FM die IT-Kosten flexibel dargestellt werden. So lassen sich beispielsweise die Kosten pro Hersteller und Geschäftsjahr, die Einsparungen durch Wiederverwendung von Nutzungsrechten, oder die Kostenabschätzung, um für ein Produkt die benötigten Nutzungsrechte zu erwerben (cost of compliance) grafisch darstellen. Darüber hinaus ermöglicht FM auch die schnelle Realisierung kundenspezifischer Charts und Dashboards. In seinem Report- Verzeichnis kann jeder SmartTrack-Nutzer die erstellten Auswertungen komfortabel verwalten.

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Zusatzmodule – Management Module
Das Projekt ist erfolgreich gelaufen: Datenfeeds wurden angebunden und in den Betrieb übernommen. Verantwortlichkeiten und Prozesse wurden definiert, beschlossen und etabliert. Nun beginnt der Alltag des Lizenzmanagements. Um die zahlreichen operativen Aufgaben überwachen und steuern zu können, bedarf es eines effizienten Monitorings und Controllings.

Das SmartTrack „A-Modell des Lizenzmanagements“ repräsentiert übersichtlich alle Aufgaben und Daten, die im Software-Lizenzmanagement eine Rolle spielen. Das A-Modell veranschaulicht die Zusammenhänge und dient in SmartTrack als Menü für das Management, denn die wichtigsten Dialoge lassen sich mit einem Klick aufrufen. Das Management-Module von SmartTrack erweitert die Funktionalität und haucht dem A-Modell Leben ein: Auf jeder Ebene bringt eine Ampel-Anzeige die Performance auf den Punkt. Dabei können die Schwellwerte der Ampeldarstellung flexibel den erwarteten Werten angepasst werden. Hinter jeder Ampel verbirgt sich eine detaillierte Darstellung aller Kennzahlen und Probleme des jeweiligen Bereichs, die Erklärungen für die angezeigte Farbe liefert und hilft die richtigen Entscheidungen zu treffen. Mit dem Management-Module machen Sie sich sprichwörtlich ein Bild der Gesamtperformance Ihres Lizenzmanagements.

Letztlich kann jede Aussage, die das Lizenzmanagement hervor bringt, nur so gut sein wie die Datenbasis. Weil Aspera dies in mehr als zehnjähriger Projekterfahrung längst erkannt hat, wurde für alle Importe eine wichtige Kennzahl entwickelt: Der Importerfolg sagt aus, welcher Anteil der zugelieferten Daten fehlerfrei ins System geladen werden konnte. Über den Importerfolg lassen sich Daten und Feeds unterscheiden und die Schnittstellen des Lizenzmanagement kontinuierlich überwachen. Bei der Betrachtung über die Zeit können Trends schnell erkannt werden.

Ob Produkterkennung oder Lizenzclearing – diese Dienstleistungen werden durch Experten im eigenen Hause erbracht oder an kompetente Partnerunternehmen outgesourced. Doch welches Ergebnis wird dort produziert? Wie lassen sich Services und Prozesse überwachen? Mit Asperas ausgeklügelten Kennzahlen (z.B. Clearing-Erfolg im Lizenzeingang, Erkennungsquote der Inventar-Rohdaten) und den übersichtlichen Management-Charts (z.B. Entwicklung des Clearingstatus, Altersstatistik des Lizenzeingangs) überblicken Sie Fort- und Rückschritte mühelos.

Die Compliance als zentrale Aussage des Lizenzmanagements lässt sich in SmartTrack je Kostenstelle und Produkt präzise berechnen. Dem Management verhilft der Compliance Intelligence-Viewer zu verdichteten und finanziell bewerteten Aussagen. Das Management-Modul geht noch einen Schritt weiter: In einem dynamischen, personalisierten Dashboard lassen sich alle entscheidungskritischen Aussagen darstellen: Die größten Audit- Risiken, die teuersten Lizenzen, die wichtigsten Hersteller, die größten Verträge. Mit dem Management-Module treffen Sie die richtigen Investitionsentscheidungen und setzen die SLM-Ressourcen dort ein, wo sie benötigt werden.

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