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Digital Diktieren – am Arbeitsplatz oder unterwegs
Protokolle, Gutachten, Formulare, Anschreiben, E-Mails - Schriftverkehr und Korrespondenz beanspruchen im modernen Büroalltag mehr und mehr wertvolle Zeit von Professionals und dem Management. Mit dem digitalen Diktat voice4customer der 4voice AG werden die Arbeitsprozesse im Büroalltag optimiert und der bestehende Workflow unterstützt.

Der verzweifelte Tipper

Nach einem stressigen Außentermin beim Kunden erwarten die Kollegen den Bericht oftmals bereits am Abend oder spätestens am nächsten Tag. Lästiges Tippen verdirbt dem Mitarbeiter nicht nur den Feierabend, sondern braucht oftmals auch zu lang. Den Bericht einfach zu diktieren und als schnelle erste Information an die Kollegen zu schicken, steigert die Zufriedenheit aller.

Der Analog-Diktierer

Sie diktieren bisher schon regelmäßig und sind von den Vorteilen des Diktats überzeugt. Allerdings spüren Sie die Nachteile der analogen Technik und wünschen sich eine Möglichkeit die Prozesse zu überwachen, um so auch Optimierungen durchzuführen.

Unsere Lösung voice4customer ist für alle gleichermaßen bestens geeignet. Beide Anwendertypen finden sich in folgenden Berufsgruppen: Außendienstmitarbeiter, Berater, Gutachter, Produktionsleiter, Reporter, Sachbearbeiter, Sachverständige, Techniker, Vertriebsleiter, u.v.m.

Digitales Diktatmanagement ist der zeitgemäße Weg für die Erstellung und Weiterbearbeitung von Diktaten. Bänder werden durch Dateien ersetzt, die mittels der voice4customer dictate Software gezielt in der Abteilung zur nächsten freien Schreibkraft verteilt werden. Eine Verknüpfung des Diktates mit den dazugehörigen Informationsdaten verbessert den internen Ablauf und beschleunigt die Verarbeitung. Die interne Kommunikation und Organisation ist besser koordinierbar und transparenter.

Informieren Sie sich in unserem Online-Shop über unsere Lösungspakete für digitales Diktat.

Weitere Informationen über die Diktatlösung finden Sie unter diesem Link ...

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voice4customer– Spracherkennungslösungen für den Büroalltag
Der Einsatz der Spracherkennungssoftware führt zur schnelleren Bearbeitung der Schriftstücke und spart gegenüber der herkömmlichen Arbeitsweise in etwa die Hälfte der Zeit. Schriftverkehr und Dokumente werden zügig und termingerecht bearbeitet und fertig gestellt. Das führt zu Kostenreduzierung bei gleichzeitiger Produktivitätssteigerung. Weiter steigert die Arbeit mit der voice4customer Software die Prozesstransparenz und -qualität.

Die schnelle Verfügbarkeit von Besuchsberichten und somit schnelle Reaktion des Anbieters auf Kundenfragen ist ein wichtiges Kriterium für hohe Kundenzufriedenheit. Mit Spracherkennung von 4voice fallen lange Wartezeiten weg und die Kollegen haben den geschriebenen Text bereits in kurzer Zeit zur Weiterbearbeitung vorliegen. Für eine hohe Erkennungsrate baut die 4voice AG dabei mit ihrer eigenen Softwareentwicklung auf der Spracherkennungssoftware Dragon NaturallySpeaking 11.5 von Nuance Communication Inc. auf. Die Anpassung an einen individuellen Fachwortschatz und den eigenen Diktierstil erhöhen die Effizienz der 4voice-Produkte.

Die Arbeitszeit für Diktate der Sekretärinnen fällt komplett weg. Das heißt, die Sekretärinnen können sich mehr um Arbeiten wie Terminvergabe und Koordination, hausinterne Abrechnungen, Rechnungsstellung/Mahnwesen kümmern.

Unsere Lösung voice4customer ist für alle gleichermaßen bestens geeignet. Einsatzmöglichkeiten finden sich in folgenden Berufsgruppen: Außendienstmitarbeiter, Berater, Gutachter, Produktionsleiter, Reporter, Sachbearbeiter, Sachverständige, Techniker, Vertriebsleiter, u.v.m.

Informieren Sie sich in unserem Online-Shop über unsere Angebote für Spracherkennungspakete.

Weitere Informationen über die Spracherkennungslösung finden Sie unter diesem Link ...

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voice4mobile – Diktate unterwegs aufzeichnen und versenden
Um Anwender in ihrem mobilen Arbeitsalltag von der Abhängigkeit eines freien und nahen Arbeitsplatzes für die Erstellung eines Diktats zu lösen sowie die mitzutragende Geräteanzahl für den Anwender zu verringern, hat 4voice mit der voice4mobile App eine Lösung entwickelt, die diesen Ansprüchen Rechnung trägt. Mit der App von 4voice können Sie auf ihrem iPhone, iPod Touch oder iPad überall Diktate aufzeichnen und bequem zur Weiterverarbeitung versenden. Lästiges Tippen oder Notizen auf einem Zettel gehören mit der App von 4voice der Vergangenheit an, da das Diktat eindeutig einem Kunden zugeordnet werden kann. Durch die zeitnahe Erstellung der Diktate zum Beispiel auf einem Smartphone wird die Dauer der Dokumentationserstellung weiter verkürzt und trägt somit zur Prozessoptimierung bei.

Zur Sicherstellung des eindeutigen Kundenbezugs lassen sich die mobil aufgezeichneten Diktate bereits am Smartphone durch manuelle Dateneingabe oder Barcodescan mit einem direkten Kundenbezug versehen. Bei Zusammenarbeit mit einem Verwaltungssystem kann zudem der Import einer Arbeitsliste auf das Smartphone umgesetzt werden, über die alle zum Diktat ausstehenden Berichte mit Kundenbezug angezeigt werden. Über die Möglichkeiten einer Umsetzung beraten wir Sie gern.

Mit der 4voice-Lösung können auch mobile Diktate, die mittels professioneller Diktierapplikationen (wie Dictamus, AndRecorder, etc.) auf einem Smartphone aufgezeichnet wurden, problemlos in den Diktierworkflow aufgenommen und weiterverarbeitet werden.

Serviceleistungen der 4voice AG – bei uns bekommen Sie das Sorglos-Paket

4voice stellt Ihnen als Lösungsanbieter das Sorglos-Paket zur Verfügung. In einem Beratungsgespräch analysieren wir mit Ihnen, welche Arbeitsweise und entsprechende Software-Bausteine für Sie sinnvoll sind. Durch die Zusammenarbeit mit den führenden Herstellern von Diktiergeräten, Handmikrofonen oder Headsets finden Sie hier eine große Auswahl an Eingabegeräten. Auch die Installation übernimmt unser Serviceteam bei Ihnen vor Ort und schult Sie umfangreich, so dass Sie im Anschluss sofort mit unseren Programmen arbeiten können. Abgerundet wird das Angebot durch den optionalen Wartungsvertrag, der Ihnen kostenfreie Updates für die nächsten drei Jahre bietet.

Mit speziellen Modulen erleichtern wir Ihnen die Arbeit mit unseren Lösungen:

• Fachvokabulare mit erweiterter Vokabularpflege, -service und -versicherung
• Wortlistenmanagement zur steten Erweiterung des Vokabulars unter Kollegen
• Textbausteinmodul für wiederkehrende Texte mit einzelnen Änderungen
• Statistikmodul
• Virtueller DSS-Kanal für optimale Tonqualität in Citrix Umgebungen
• Automatische Verarbeitung von eigehenden Diktaten, z.B. von Smartphones

Integrationen in bestehende Geschäftssoftware – wir passen überall rein

Über Schnittstellen ist die 4voice-Lösung in alle relevanten Managementsysteme integrierbar. Zusätzlich können alle diktierten Dokumente direkt in MS Office-Anwendungen, Archiv- und CRM-Systeme diktiert, abgespeichert und weiterverarbeitet werden. Auch die Lauffähigkeit unter Citrix und Windows Terminal Server ist garantiert.
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